Secrétaire Médicale - Service de Psychiatrie Périnatale du Pupea - Cpn et Filière Périnatale du Pea H/F - Centre Psychothérapique de Nancy

Le service de Psychiatrie Périnatale prend en charge le ou les futurs parents, dès la grossesse, et les familles avec enfants de moins de 3 ans, qui nécessitent des soins spécifiques psychiatriques périnataux.
Il est composé de :
- Pour le PUPEA : Liaisons Maternités, Unités de soins Parents-Bébés (Accord'Age) et Équipe Mobile de Psychiatrie Périnatale (EMPPer)
- Pour le PEA : Liaisons Maternités, CMPEA de Ravenel.
Ces unités interviennent dans les troubles des relations parents-bébés, les troubles du lien et de l'attachement, auprès de parents faisant face à une situation fragilisant la parentalité, de dépression du post-partum et de toutes autres souffrances psychiques en lien avec la parentalité. Son territoire d'intervention est l'ensemble de la région Lorraine.

Le ou la secrétaire a une fonction centrale d'organisation et saisie de l'activité médicale.

Fonction de communication :
- Travail de liaison avec les équipes pluridisciplinaires concernant toutes les informations relatives à la situation des patients et de leurs familles
- Liaison avec les intervenants extérieurs

Fonction de secrétaire médical(e) :
- Assurer l'accueil physique des patients et des familles pour l'unité Accord'Âge et les consultations médicales de périnatalité (Accord'Âge/EMPPer/maternité)
- Assurer l'accueil téléphonique et diffuser les informations aux personnes concernées
- Recevoir les demandes de première consultation
- Gérer les rendez-vous médicaux, programmer et mettre en place les rendez-vous en visioconférence
- Enregistrer l'activité médicale dans le dossier patient informatisé « Cariatides »
- Saisir l'activité en hospitalisation de jour (C-Page)
- Saisir les éléments nécessaires à la facturation des consultations médicales
- Créer et gérer les dossiers informatisés et papiers, les classer, assurer leur mise à jour et les archiver
- Transmettre des documents par courrier électronique à une liste de personnes
- Gérer le contenu de la messagerie électronique de l'unité Accord'Age
- Saisir sur support informatique des courriers, des synthèses, des comptes-rendus (prise de notes), des convocations et tout document nécessitant une mise en page spécifique
- Assurer, par délégation du cadre de santé paramédical, la gestion des besoins logistiques de la structure : commander du matériel de bureau (saisie informatique), solliciter les services techniques et logistiques selon les modes opératoires en vigueur dans l'établissement
- Participer aux rencontres secrétaires du PUPEA / cadres supérieurs de santé (2 à 3 réunions par an)
- Assurer la transmission des informations relatives à la situation des patients et de leurs familles entre les équipes pluridisciplinaires PUPEA et PEA et toutes les informations

Fonction de secrétaire en lien avec les missions universitaires du PH responsable du service périnatal du PUPEA et de l'unité Accord'Âge :
- Gestion des dossiers universitaires
- Aide à la préparation de cours
- Mise à jour des agendas

CAPACITÉS ET COMPÉTENCES ATTENDUES

- Avoir un sens développé de l'accueil, du travail en équipe et de la transmission des informations
- Être tenu(e) à la discrétion et au secret professionnel
- Maîtriser l'outil informatique (Word - Excel - Internet), et savoir s'adapter aux différents supports et logiciels (Cariatides, Qualios, Cpage, Intranet, Teams)
- Être à l'écoute, faire preuve de patience auprès des enfants et des familles
- Posséder de bonnes capacités d'organisation, de restitution, d'adaptation et de gestion des priorités
- Adopter une attitude positive et solidaire avec ses collègues pour favoriser un bon esprit d'équipe
- Faire preuve de souplesse, de rigueur, de fiabilité, d'autonomie et de rapidité dans la gestion quotidienne de son travail
- Être en capacité de questionner sa pratique
- Connaître a minima la législation du système de soins, le fonctionnement de l'établissement, les réseaux de soins et les différents partenaires médico-sociaux
- Faire preuve d'un comportement professionnel et d'une capacité d'initiative en cohérence avec le niveau de responsabilité confié.