Assistant de Direction - Mairie de Arras H/F - Communes

Etre à l'écoute ; conforter la tradition d'accueil et de convivialité de la ville ; promouvoir les valeurs de fraternité et d'entente, tels sont les objectifs du projet de ville.

Dans ce cadre et sous l'autorité du directeur du protocole, l'assistante administrative s'occupe de toute la partie administrative inhérente à l'occupation de l'Hôtel de Ville.

En lien avec la Cheffe de Service
- Assurer la gestion inhérente à l'occupation de l'Hôtel de Ville (salles), dans le souci constant de la promotion de l'image de la Ville d'Arras et de l'amélioration de l'accueil des habitants
- Lien avec l'Office de Tourisme (occupation de salles, ...)
- Tâches administratives diverses (rédaction conventions mises à disposition des salles de l'Hôtel de Ville, secrétariat, MAJ des tableaux des instances telles que le Comité des Médaillés, ...)
- Assurer la comptabilité du service

En lien avec la Directrice
- gestion de l'agenda de la Directrice (prise de RDV...)
- Pilotage administratif des cérémonies officielles de remise de distinctions honorifiques (Médailles de la Ville d'Arras, Diplôme des Médailles d'Honneur du Travail, Légion d'honneur et autres distinctions)
- « montage administratif » des cérémonies patriotiques

En binôme avec l'agent « renfort »
- Réception et instruction des dossiers de Médailles du travail et de la cérémonie du 1er mai
- Accueils physique et téléphonique
- Lien avec l'Office de Tourisme (occupation de salles, ...)
- Utilisation de Planitech (demandes techniques), d'Eudonet, d'Elise (courriers pilotés de la Direction), d'ASTECH...

Filière Administrative
- De formation bureautique/secrétariat
- Techniques de secrétariat (prise de notes, comptes-rendus...)
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Connaissances des circuits et des procédures administratives
- Connaissance du vocabulaire professionnel du service
- Bonnes capacités à travailler en lien avec des interlocuteurs multiples
- Capacité d'organisation et de priorisation du travail
- Bonnes qualités relationnelles
- Rigueur et autonomie
- Disponibilité soirée, week-end et jours fériés