Charge·e de Formation - Filiere Attache·e d'Administration Hospitaliere H/F - Service Public

Le département : l'Institut du Management

L'Institut du Management a l'ambition de contribuer par la formation, le conseil, l'expertise, la recherche et la coopération internationale à l'accompagnement des organisations et des professionnels face aux transformations du système de santé.

Chargé de développer les compétences et l'expertise en management des établissements, services, mais aussi des politiques de santé (champs sanitaire, social et médicosocial), l'Institut du management intervient dans de nombreux domaines.

Il contribue à la formation des dirigeants et cadres des établissements, services et institutions de santé.

En relation permanente avec tous les acteurs de santé, l'Institut du Management est un carrefour pour bâtir de la connaissance, favoriser des partages de pratiques et d'expériences dans le champ de gestion des établissements et des politiques de santé. L'Institut du Management développe de nombreuses collaborations à l'international.

Missions
Le/la chargé·e de formation assurela gestion administrative et pédagogique de la filière des attaché.e.s d'administration hospitalière. Il·elle met en oeuvre la formation en lien étroit avec la responsable de la filière et veille à l'application des processus, procédures et modes opératoires, dans une démarche d'amélioration continue de l'organisation de la formation.
A ce titre, le/la chargé.e de formation se verra confier les missions suivantes :

Appui à la programmation pédagogique:

- Contribue à la planification des actions de formation en cohérence avec la maquette pédagogique.
- Planifie et paramètre les formations dans le progiciel de gestion CURSUS, y compris la réservation des salles et la constitution des groupes d'apprenants.
- Prépare et met à jour les espaces CAMPUS (plateforme numérique d'apprentissage) ; centralise, organise et met à disposition les supports de formation.
- Assure le suivi et la mise en oeuvre des modalités de contrôle continu.
- Organise les jurys, en assurant leur logistique et leur bon déroulement.
- Réalise le suivi de la vérification des heures d'enseignement effectuées.
Gestion administrative et logistique des intervenants
- Gère l'accueil et le suivi administratif des intervenant·e·s (ordres de mission, déplacements, frais) et assure la coordination avec les services internes.
- Organise et supporte la logistique des formations (réservation des équipements, liens visio, prestations de service, reprographie, etc.)

Suivi et accompagnement des apprenant·e·s

- Accueille et informe les apprenant·e·s avant et pendant la formation
- Répond aux questions des apprenant·e·s concernant le déroulement de la formation au quotidien
- Assure le suivi de l'assiduité et de l'individualisation des parcours d'apprentissage
- Contribue à l'animation du collectif des apprenant·e·s et des alumnis

Gestion administrative et pédagogique

- Prépare la rentrée : accueil des apprenant·e·s, mise à jour du trombinoscope, diffusion du livret de formation et autres documents d'intégration
- Gère les conventions de stage et les bases de données des lieux de stage, tout en assurant le lien et le support auprès des établissements d'accueil, des maîtres de stage et des apprenant·e·s
- Produit et transmet les notes et bulletins aux apprenant·e·s
- Vérifie et suit les autorisations de déplacements des apprenant·e·s
Assure le suivi des absences et la gestion des ajustements individuels de parcours
- Produit des statistiques et réalise le reporting sur les promotions auprès de la responsable de la filière et la scolarité

Suivi qualité et amélioration de l'offre de formation

- Participe à l'évaluation des formations et à la rédaction du bilan pédagogique
- Prépare les instances de pilotage des formations et rédige les comptes-rendus
- Veille à la bonne application des processus liés à la démarche qualité de l'école, en coordination avec la coordinatrice de formation

Positionnement
Rattaché(e) à l'équipe d'appui du département IDM, le/la chargé(e) de formation relève hiérarchiquement de la coordinatrice des formationsetfonctionnellement de la responsable de la filière des attaché.e.s d'administration hospitalière. Il/elle collabore étroitement avec les enseignant·e·s, les intervenant·e·s, les apprenant·e·s et les services supports de l'EHESP.

Compétences requises

De niveau Bac +2 minimum, vous êtes avant tout enthousiaste, polyvalent(e) et motivé(e) par la réussite des apprenants et le bon fonctionnement des formations. Une expérience en gestion des formations et des connaissances en apprentissage des adultes constituerait un plus.

Savoirs :

- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Connaissance ou capacité à utiliser les outils métiers et plateformes pédagogiques
- Notions de gestion budgétaire et suivi administratif (frais, conventions, suivi des absences...)

Savoir-faire :

- Organiser, prioriser et gérer plusieurs missions simultanément
- Travailler en équipe et rédiger des documents administratifs ou reporting
- Identifier les anomalies et proposer des actions correctives
- Capacité à analyser des données (statistiques, reporting, indicateurs de formation)

Savoir être/qualités relationnelles :

- Rigueur, autonomie, sens de l'initiative et adaptabilité
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Excellentes compétences relationnelles et aptitude à interagir avec les apprenant·e·s, enseignant·e·s et intervenant·e·s
- Curiosité professionnelle et volonté d'apprendre