Chef de Projet Évènementiel - Paris H/F - Association pour L'emploi des Cadres

1. Concevoir et gérer principalement des événements d'envergure :
- Assurer la gestion de dispositifs événementiels de A à Z : fiche de cadrage, suivi des projets, mise en place des outils nécessaires (gestion budgétaire, rétroplanning, points d'étape, COPIL, REX), valorisation du projet et finalisation.
- Déterminer la pertinence de chaque projet événementiel en fonction des objectifs stratégiques.
- Organiser et animer des réunions avec les parties prenantes pour identifier les attentes, challenger les souhaits le cas échéant et être force de proposition pour garantir la réussite des événements.
- Rédiger les cahiers des charges et les briefs pour les agences dans le cadre de marchés publics, établir des critères de sélection et recommander les prestataires adaptés aux objectifs fixés.
- Détailer, négocier et valider le budget alloué à l'événement, en tenant compte des objectifs et des contraintes financières.
- Coordonner les consultations et appels d'offres auprès des prestataires dans le respect des procédures internes.
- Analyser les besoins des clients internes et externes et apporter une expertise créative et méthodologique pour imaginer et mettre en place des événements engageants, adaptés aux cibles identifiées.
- Garantir un haut niveau de service aux interlocuteurs internes et externes.
- Représenter l'Apec auprès des partenaires et parties prenantes stratégiques.

2. Piloter le déploiement du dispositif événementiel et le budget :
- Planifier les actions nécessaires à la mise en oeuvre des événements physiques, digitaux ou hybrides, en interne ou en externe.
- Superviser la sélection et la coordination des fournisseurs et prestataires, en lien avec les équipes internes.
- Assurer la préparation et le bon déroulé logistique et technique des événements : réservation d'espaces, gestion des équipements, etc.
- Être présent.e le jour J pour garantir le respect du planning, résoudre les imprévus et être force de proposition en cas de dysfonctionnement. Des déplacements sont à prévoir.
- Effectuer des arbitrages pour garantir le respect des budgets tout en maintenant des standards de qualité élevés.
- Assurer la gestion administrative et budgétaire des événements, le suivi et la validation des commandes, des factures et des process budgétaires dans le respect des marchés.
- Proposer des solutions d'optimisation pour améliorer les processus d'organisation.

3. Analyser et valoriser l'impact des événements :
- Établir des REX pour chaque événement en collectant les retours d'expérience et en analysant les performances des événements.
- Réaliser les actions nécessaires à la clôture de l'événement et du dossier : gestion administrative et financière, facturation, vérification des paiements.
- Conduire une veille sectorielle sur les tendances événementielles.
- Proposer des axes d'amélioration et des solutions innovantes adaptées au contexte de notre organisation.
- Valoriser les événements en interne grâce à des bilans clairs.

Formation et expérience :
-Bac +4/5 en communication événementielle, marketing ou équivalent (par exemple : Master spécialisé, école de commerce ou cursus en sciences de la communication - CELSA, ISCOM...).
-Une expérience de minimum 7 ans en gestion de projets événementiels BtoB et BtoC (conférences, salons, séminaires, etc.) ou en communication événementielle est indispensable.
-Une expérience en agence est appréciée cependant des expériences significatives chez l'annonceur sont indispensables pour être en capacité de s'immerger dans la culture de l'organisation.

Compétences techniques :
-Excellente maîtrise de la gestion de projets événementiels (cahier des charges, brief agences, rétroplanning, coordination, suivi budgétaire).
-Connaissance du secteur événementiel (concernant les nouveaux prestataires, nouveaux lieux, nouvelles tendances...).
-Compétences avérées dans les appels d'offres et la gestion fournisseur/prestataire.
-Connaissance approfondie des outils bureautiques (Pack Office, ERP de planning/logistique).

-Capacité à proposer des solutions et outils innovants liés à la communication événementielle (plateformes de gestion, logistique digitale, etc.).

Savoir-être / soft skills :
-Rigueur, organisation et sens des priorités dans un contexte multitâche.
-Créativité, sens du détail et rigueur d'exécution.
-Force de proposition et goût pour l'innovation.
-Aisance relationnelle et capacité à comprendre les enjeux des interlocuteurs internes et à représenter l'organisation auprès de publics variés (internes comme externes).
-Adaptabilité et réactivité face aux imprévus ou aux contraintes.
-Esprit d'équipe affirmé et capacité à travailler en mode projet avec des interlocuteurs multiples.

Et si vous veniez rejoindre l'Apec pour dynamiser le marché de l'emploi des cadres et des étudiants récemment diplômés ?

À propos de nous : Nous sommes l'Apec, association paritaire, partenaire privilégié dans l'évolution professionnelle des cadres et le recrutement des TPE/PME

Avec une équipe passionnée de plus de 1 100 collaborateurs et 60 sites à travers la France et les DROM, nous oeuvrons inlassablement pour une économie plus inclusive et performante.

Notre mission s'étend de l'accompagnement des cadres tout au long de leur vie professionnelle, à l'aide à la réussite des recrutements en priorité pour les TPE/PME en passant par la prospective du marché du travail.

Pourquoi choisir l'Apec?

Travailler avec nous signifie participer activement à transformer le paysage professionnel en s'investissant dans des missions d'intérêt général.

Nous offrons non seulement une opportunité unique d'avoir un impact positif sur la vie professionnelle de nos clients mais aussi un environnement enrichissant propice au développement personnel et professionnel.

Lors de votre intégration, vous bénéficierez d'un parcours de formation personnalisé pour faciliter votre prise de poste.

Pourquoi rejoindre le pôle évènementiel de l'Apec ?

Rejoindre le pôle évènementiel de l'Apec, c'est contribuer à la conception et au déploiement de projets d'envergure, au service de la visibilité et du rayonnement de notre organisation.

En tant que Chef.fe de Projet Événementiel, vous serez au coeur de la création, de la coordination et de l'évaluation d'événements nationaux et régionaux, à destination de publics BtoB et BtoC, en lien étroit avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Vous mettrez vos compétences au service d'événements à fort impact, conçus pour répondre à nos objectifs stratégiques de communication, de valorisation et d'engagement auprès de notre écosystème.