Assistant d'Opérations H/F - S.E.M D'equipement du Pays D'aix

Il ou elle assure le secrétariat classique des chefs de projets et/ou des chargés d'opérations ainsi que l'assistance administrative durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

1- Assurer le secrétariat classique des chefs de projets et/ou chargé(e)s d'opérations

- Assurer les relations téléphoniques et électroniques ainsi que l'accueil et le standard téléphonique
- Saisir et /ou rédiger les documents, courriers, notes, rapports
- Gérer le ou les agendas, organiser les rendez-vous
- Organiser et préparer les réunions et leurs supports techniques
- Diffuser les comptes rendus de réunions
- Organiser l'intérim de son poste avant ses absences
- Assurer en fonction des besoins le secrétariat courant par intérim des autres chargés d'opérations

2- Assurer une fonction d'accueil et d'information des tiers

- Accueillir et orienter les interlocuteurs
- Recueillir les données relatives aux acquisitions et aux ventes, les transmettre au notaire, à l'avocat et à la personne renseignant la base foncière

3- Assister le chef de projet et/ou le chargé d'opérations dans le cadre des marchés, lettres de commande etc .en relation avec le service juridique

Assurer le suivi administratif des opérations après l'appel d'offres jusqu'à la réception, notamment :

- Suivre les notifications
- Contrôler les situations de travaux et d'honoraires et les mises en règlement
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- Diffuser les pièces remises et les comptes rendus de chantier
- Diffuser les notifications
- Tenir à jour le tableau des agréments
- Suivre les attestations légales, assurances

Diffuser les DOE après vérification par le chef de projets et/ou le chargé(e) d'opérations et préparer les quitus et les des dossiers de clôture

Veiller à l'archivage de l'opération et plus globalement toute mission nécessaire à l'avancement des opérations

4- Assurer une fonction d'alerte et d'interface :

- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe
- Assurer à la demande du ou des chargés d'opérations les contacts avec les tiers (maîtres d'oeuvre, collectivités, administrations, vendeurs, expropriés, clients futurs.).

Experience: Débutant accepté

Compétences: BTS gestion de la PME,Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion de projet,Gestion des agendas,Normes rédactionnelles,Optimisation des processus,Planification de réunions,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du temps,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Techniques de reporting,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Elaborer des tableaux de bord,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les plannings d'utilisation des équipements,Gérer un planning,Optimiser la performance de l'organisation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils de gestion et de la relation client

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services auxiliaires des transports terrestres

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.