Assistant Administratif - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F - Conseils départementaux

Assistant administratif

Missions principales :
- Suivi administratif de documents administratifs et techniques (DLE, dossiers environnementaux divers)
- Suivi administratif et financier de subventions dans les domaines de l'eau et de l'assainissement pour l'ensemble du département de la Haute-Saône (en relation avec la personne en charge de l'instruction technique), et notamment lors de la préparation des séances de la Commission Permanente
- Participer à la production de dossiers lois sur l'eau (DLE)
- Aider à la planification et au renouvellement des marchés environnementaux
- Aider au suivi des conventions de compensation environnementale

Activités principales :
- Réception, tri, diffusion de l'information (courrier, messagerie, téléphone, ...)
- Frappe, relecture, mise en forme, édition, archivage de documents administratifs et techniques (DLE, dossiers environnementaux divers)
- Classement et archivage des dossiers et des documentations (GED)
- BP, DM : la préparation et relecture des rapports et tableaux de synthèses
- CP : préparation et relecture des rapports, notification des subventions
- Participer à l'instruction et à la gestion des dossiers de demande de subvention (eau potable, défense incendie, assainissement)
- Assurer le suivi des dossiers de subvention : relances, suivi de caducité des subventions, suivi du tableau de bord interne
- Gestion du courrier associé aux dossiers de subvention (accusé de réception de dossier complet, dossier incomplet, réponse négative)
- Création des dossiers de subvention dans le logiciel Grand Angle et suivi (instruction, financement, programmation, mandatement)
- Liquidation des dossiers de subvention (rédaction des certificats de paiement, mandatements dans Grand Angle)
- Tenue à jour des tableaux de suivi de programmes par ligne budgétaire, par année et par domaine,
- Dépôt en ligne et en Préfecture de dossiers techniques (DLE, dossiers environnementaux divers)
- Pré-remplissage des DLE : collecte et vérification des données administratives (plans, cadastres, etc...)
- Versement des DLE antérieures à 2023 sur le logiciel AREO (archivage)
- Suivi administratif des marchés publics environnementaux : vérification du budget, aide à la planification annuelle
- Suivi administratif des conventions de compensation environnementale

Activités secondaires :
- Accueil téléphonique des usagers,
Secrétariat de la DEDD

Etre capable de :
- Travailler en équipe pour recueillir les données dans les délais convenus et mettre au point les dossiers
- Autonomie et rigueur
- Appliquer les règles de rédaction et de présentation des courriers administratifs
- Appliquer les procédures liées à la gestion des subventions

Aptitudes et connaissances recherchées :
- Capacité d'initiative et de réactivité
- Maîtriser les outils bureautiques et Internet
- Connaître les textes et procédures de gestion administrative
- Connaissances/appétences pour le domaine des Bâtiments et des Travaux Publics (ouvrage d'art)