Secrétaire de Direction H/F - Harry Hope

Harry Hope, cabinet de recrutement accompagne candidats et entreprises dans leurs recherches des meilleures opportunités en France et à l'international. Afin de mieux répondre à vos enjeux, tous nos consultants sont spécialisés par secteur d'activité et zone géographique.Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons pour notre client, agence d'architecture à taille humaine, un(e) secrétaire de direction à Mulhouse. Rattaché(e) à la direction, vous intervenez en appui direct des associés et des équipes projets. Vous jouez un rôle central dans la gestion administrative des dossiers de l'agence et êtes en relation avec les équipes, les partenaires techniques et les maitres d'ouvrages.

Les principales missions sont les suivantes :

- Veille et identification des appels d'offres.
- Constitution et montage des dossiers de candidatures
- Coordination avec les partenaires (co-traitants, bureaux d'études)
- Préparation et mise en forme des mémoires d'études : Concours, APS, APD.
- Suivi juridique et administratif des projets : Etablissement des tableaux de répartitions des honoraires, rédaction et suivi des contrats et avenants, suivi du prévisionnel, établissement des notes d'honoraires, application des révisions de prix, enregistrements des règlements et suivi des relances
- Gestion des appels d'offres et des marchés travaux : Préparation et suivi des pièces marchés entreprises, rédaction des ordre de service et des avenants, mise à jour des tableaux de suivi des entreprises, gestion et transmission des situations de travaux
- Gestion des assurances

Issu(e) d'une formation en assistanat de direction, de gestion ou secrétariat, vous disposez d'une première expérience réussie d'au moins 10 ans en assistanat administratif en agence d'architecture, bureau d'études ou en maitrise d'ouvrage. Une bonne connaissance des procédures de marchés publics est impérative.

Doté(e) d'un très bon relationnel, vous faites preuve d'autonomie, de polyvalence et d'organisation afin de soutenir efficacement la direction dans un environnement exigeant. Une très bonne maitrise du pack office est également un prérequis pour occuper ce poste.