Office Manager H/F - Bio Support

Chez notre adhérent, vous jouerez un rôle clé dans l'animation et la coordination des activités administratives, logistiques et opérationnelles, garantissant ainsi un environnement de travail optimal pour nos équipes.

Missions principales :

1. Gestion administrative et logistique des locaux
Vous serez responsable du bon fonctionnement quotidien de nos espaces de travail. Cela inclut :

- La gestion des espaces communs, en veillant à leur maintenance et à leur sécurité.
- La coordination des services généraux, tels que la gestion des fournitures, des équipements et des prestataires externes (nettoyage, sécurité, entretien, etc.).
- La supervision des stocks, notamment les fournitures de bureau et, le cas échéant, le matériel de laboratoire, afin d'assurer leur disponibilité et leur renouvellement.

2. Support aux équipes et communication interne
Vous faciliterez la collaboration entre les différents services (R&D, production, qualité, etc.) en :

- Organisant des réunions, séminaires et événements internes, depuis la logistique jusqu'à la préparation des supports visuels, en passant par la réservation des salles.
- Contribuant à une communication fluide et efficace entre les équipes pour renforcer la cohésion et l'efficacité collective.

3. Gestion des ressources humaines (en collaboration avec le service RH)
Vous participerez activement à l'intégration des nouveaux collaborateurs en :

- Préparant leur arrivée (aménagement des postes de travail, accueil, etc.).
- Gérant les plannings, les congés et les absences en étroite collaboration avec les responsables d'équipe, afin d'assurer une organisation optimale du travail.

4. Gestion financière et budgétaire
Vous serez amené(e) à :

- Suivre les budgets alloués aux services généraux et aux événements, en veillant à leur respect et à leur optimisation.
- Traiter les notes de frais et les factures, en collaboration avec le service comptable.
- Contribuer à l'élaboration de rapports d'activité ou de tableaux de bord opérationnels pour éclairer la prise de décision.

5. Conformité et qualité
Enfin, vous veillerez au respect des normes de sécurité et des procédures internes, particulièrement dans un environnement réglementé comme celui des biotechnologies. Votre rigueur contribuera à maintenir un cadre de travail sûr et conforme aux exigences en vigueur.

Compétences et qualités recherchées

Compétences techniques
Nous recherchons un(e) candidat(e) doté(e) d'une solide expérience en gestion administrative ou en tant qu'office manager, de préférence acquise dans un secteur scientifique ou industriel. Votre expertise inclura idéalement :

- Une maîtrise avancée des outils bureautiques, tels que Excel et PowerPoint, ainsi que des outils de gestion de projet.
- Une bonne connaissance des logiciels de gestion (ERP, CRM) et des plateformes collaboratives (Slack, Teams, etc.), qui vous permettront d'assurer une coordination efficace des activités.
- Des notions en gestion budgétaire et en suivi de contrats, essentielles pour contribuer à la bonne marche des opérations.

Qualités personnelles
Votre profil se distinguera par les qualités suivantes :

- Organisation et rigueur : vous saurez gérer simultanément plusieurs dossiers avec méthode et précision.
- Autonomie et proactivité : votre capacité à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes sera un atout majeur pour notre équipe.
- Sens du relationnel : à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés (scientifiques, managers, prestataires), vous contribuerez à une collaboration harmonieuse.
- Adaptabilité : vous évoluerez avec aisance dans un environnement dynamique, en pleine croissance et innovant.
- Discrétion : le respect de la confidentialité des informations sensibles sera une priorité dans votre quotidien.

Atouts supplémentaires
Les compétences et expériences suivantes seront particulièrement appréciées :

- Une connaissance du secteur des biotechnologies ou de la pharmacie, notamment des enjeux réglementaires et des spécificités liées à la R&D.
- Une expérience dans un contexte international ou multiculturel, qui enrichira votre approche des projets.
- Une maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, pour faciliter les échanges dans un environnement professionnel ouvert sur le monde.

Fort de 20 ans d'expérience, BIO SUPPORT est le groupement d'employeurs de référence dédié au secteur des biotechnologies, de la santé et de la medtech.

Notre mission est d'accompagner la structuration et la croissance de nos adhérents, entreprises innovantes, en optimisant leurs ressources grâce à la mutualisation des fonctions support.

Basé en Île-de-France, BIO SUPPORT met à disposition de ses adhérents des professionnels qualifiés, aux compétences métiers spécifiques adaptées aux enjeux du secteur, répartis au sein de 8 pôles d'expertise couvrant l'ensemble des fonctions support

BIO SUPPORT soutient ainsi le développement et le renforcement de leur structure en apportant des ressources mutualisées, adaptées au secteur des biotechnologies.

Rejoindre BIO SUPPORT, c'est la garantie d'un emploi pérenne. Chaque collaborateur bénéficie d'un contrat unique à durée indéterminée (CDI) avec le groupement.

De plus, nous nous engageons à accompagner nos collaborateurs tout au long de leur mise à disposition, et ce dès la définition de la feuille de route et des missions en collaboration avec l'entreprise adhérente.

Chez BIO SUPPORT, nous accordons une grande importance aux compétences de chaque individu. La diversité des sujets abordés au cours de vos missions vous permettra non seulement d'en acquérir rapidement de nouvelles, mais également de développer votre polyvalence.

Nos avantages :

- Télétravail possible ;
- Intéressement ;
- Titres restaurant ;
- Mutuelle ;
- Repos de remplacement ;
- Plan de formation.