Assistant au Cabinet de la Présidence - est Ensemble T8 H/F - Structures de coopération territoriale
- Romainville - 93
- Fonctionnaire
- Structures de coopération territoriale
Les missions du poste
Au sein du cabinet de la Présidence, vous êtes une personne ressource essentielle au bon fonctionnement du cabinet et à la fluidité des relations entre les élu·es, la direction du cabinet et les services de l'administration et les secrétariats des villes.
Vous travaillez en binôme avec un.e autre assistant.e du cabinet, dans une logique de polyvalence et de continuité de service. À ce titre, vous assurez conjointement l'ensemble des missions de secrétariat et d'appui au cabinet de la Présidence.
Les principales missions associées au poste sont les suivantes :
o Gestion partagée des agendas de la Présidence et de la direction du cabinet
o Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements
o Suivi des sollicitations adressées au cabinet et orientation des demandes
o Gestion de plusieurs boîtes mail du cabinet : réception, tri, priorisation, réponses de premier niveau et suivi des sollicitations
o Suivi des parapheurs (physiques et dématérialisés) pour validation et signature
o Traitement, enregistrement et suivi des courriers signés
o Gestion administrative et logistique du cabinet (fournitures, factures, organisation matérielle)
o Mise à jour et gestion du fichier contacts du cabinet
o Appui aux élu·es du territoire dans le traitement de leurs demandes ponctuelles
o Participation à la coordination interne du cabinet et à la circulation de l'information
Le profil recherché
Diplômes requis : Bac à Bac +2
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
Maîtrise des outils collaboratifs : agendas partagés, Teams
Excellente maîtrise de la langue française (écrite et orale)
Aisance dans l'utilisation des outils numériques et dématérialisés
Savoir-être :
Sens de l'organisation et rigueur
Très bon relationnel et sens du service public
Discrétion et respect de la confidentialité
Réactivité et capacité à gérer les priorités
Esprit d'équipe et polyvalence
Le poste est à pourvoir au siège d'Est Ensemble, à Romainville.