Secrétaire Instructeur - Rice du Conseil Médical de la Gironde H/F - Dreets Nouvelle Aquitaine

Le poste sera intégré au sein de l'unité conseil médical qui est composée de 3 agents de catégorie C (dont le présent poste) et placée sous la responsabilité hiérarchique directe de la cheffe du service populations vulnérables et intégration.

Ce service compte trois autres unités:
- Asile et intégration
- Droits et protection des personnes
- Résorption des campements illicites et aide alimentaire.

Le conseil médical de la Gironde est une instance consultative que l'Administration doit obligatoirement consulter avant de prendre les décisions concernant la situation administrative des agents de la fonction publique d'Etat et hospitalière en cas de maladie.

Le secrétariat du conseil médical départemental est placé sous l'autorité fonctionnelle de sa présidente.

L'agent en charge de ces fonctions, qui les exerce au sein d'une équipe composée de deux autres collègues, sera principalement en charge des sujets suivants relatifs à l'organisation des commissions du conseil médical :
- réception et traitement des lettres et courriels.
- instruction du dossier de demande de l'administration employeur (complétude des dossiers, régularité juridique, analyse de l'objet de la demande, compétence du conseil médical, demande de pièces supplémentaires, etc.).
- saisie dans le logiciel dédié.
- édition des lettres (convocation des administrations et information des fonctionnaires, notifications...)
- préparation des commissions (préparation des dossiers avant la séance, programmation des dossiers, réservation des salles, édition des procès-verbaux,...).
- permanences : téléphonique et accueil physique (fonctionnaires souhaitant consulter leur dossier et représentants du personnel venant également consulter les dossiers).
- notification de l'avis du conseil médical aux administrations et agents et gestion des éventuelles demandes de modification.
- archivage des dossiers.

*Suivi des recours auprès du conseil médical supérieur.

*Suppléance des autres agents de l'unité en cas d'absence pour congé ou maladie.

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.
- Instruction administrative, rédaction et gestion de lettres types : M
- Gestion de plannings et des délais : M
- Permanence téléphonique (usagers et employeurs): M
- Qualités relationnelles : M
- Analyse des situations : A
- Utiliser les outils bureautique et systèmes informatiques (extranet, logiciel VADIM) : M
- Discrétion professionnelle : M
- Qualité d'organisation individuelle : M

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Expérience professionnelle :
- peut convenir à une première expérience professionnelle dans le domaine
Acquisition/Renforcement des connaissances, compétences par le biais de la formation et compagnonnage en interne.