Gestionnaire Scolarité - Campus de Lille H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
- Lille - 59
- Fonctionnaire
- Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)
Les missions du poste
Le campus de Lille accueille chaque année 600 étudiants et 120 personnels y travaillent chaque jour.
La recherche s'effectue dans 4 laboratoires reconnus par le Ministère chargé de la Recherche : le Laboratoire de Mécanique des Fluides de Lille (LMFL), le Laboratoire d'Électrotechnique et Électronique de Puissance (L2EP), le Laboratoire Mechanics, Surfaces and Materials Processing (MSMP) et enfin le Laboratoire d'Ingénierie des Systèmes Physiques Et Numériques (LISPEN).
Au sein du service des formations et placé/e sous l'autorité de la responsable de service, le/la gestionnaire de scolarité assure la mise en oeuvre opérationnelle des activités de gestion de la scolarité des élèves ingénieurs
La mission principale du poste est d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative à la scolarité des apprenants, dont la coordination administrative du dispositif d'Accompagnement Professionnel des Etudiants (APE).
À ce titre, il ou elle aura les activités suivantes:
- Assurer l'inscription et le suivi de inscriptions aux différentes formations et participer au remboursement des droits des élèves boursiers;
- Conseiller et orienter les élèves ingénieurs;
- Gérer les agendas et contrôler les échéances;
- Traiter les dossiers d'inscription administrative des différentes formations et saisir les données dans le Logiciel Interactif de Scolarité des Elèves (LISE);
- Saisir les emplois du temps des différentes formations sur LISE et assurer les modifications tout au long de l'année;
- Contrôler la saisie des notes par les intervenants permanents et par les vacataires;
- Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative des formations;
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;
- Préparer des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.);
- Assurer la gestion et la coordination administrative du dispositif APE en appui aux responsables et animateurs du dispositif;
- Participer à l'organisation et à la coordination d'évènements liés aux formations (Journées Portes Ouvertes, cérémonie de remise des diplômes...).
Le profil recherché
Diplôme et expérience professionnelle :
Diplômé·e de l'enseignement supérieur (Bac +2 en gestion / administration), vous avez une expérience significative d'au moins 2 années au sein d'un grand établissement d'enseignement supérieur et de recherche (Université ou grande école).
Savoirset savoir-faire:
- Culture de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
- Outils bureautiques, Internet et Intranet, logiciels de gestion administrative
- Informer et rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
- Rechercher les informations, les vérifier et les classer
Savoir-être:
- Rigueur, fiabilité et assiduité
- Aptitude au travail en équipe
- Organisation et adaptation
- Excellent relationnel
- Sens du service public, sens du service à l'usager