Ama Mandela H/F - Centre Hospitalier La Chartreuse

Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d'Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l'adulte (308 500 habitants) et d'un inter secteur de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico - sociale.
L'activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d'arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).

1. DENOMINATION DU POSTE

· Grade: AMA

· Fonction : Secrétaire médicale

· Affectation : Unité d'hospitalisation Mandela

Horaires variables entre 7h30 et 18h, en 7h36 par jour, du lundi au vendredi

- Centre opérationnel 2 : Camille Claudel - Polaris

- Centre opérationnel 5 : Altaïr - Cassiopée

- Centre opérationnel 6 : Unité de la Dépression - Unité de Psychiatrie Générale

- Centre opérationnel 7 : Mandela

- Inter Secteur Personnes Agées : Géronto Psychiatrie

2. MISSION PRINCIPALE

· L'Assistante Médico-Administrative assure le fonctionnement administratif de l'unité, l'accueil des usagers ainsi que le traitement et la coordination des opérations et des informations administratives du patient.

· L'Assistante Médico-Administrative assure l'accueil physique et téléphonique des usagers.

3. ACTIVITES DU POSTE

· Gestion des appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes

· Gestion des rendez-vous des médecins

· Accueil, information et orientation des personnes (consultants, patients ou professionnels)

· Réception, gestion et traitement des données et informations utiles à l'équipe pluridisciplinaire.

· Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux

· Traitement des courriers de sortie d'hospitalisation (recommandations de la Haute Autorité de Santé - indicateur qualité), et courriers divers

· Traitement et suivi des certificats, notamment des soins sans consentement durant l'hospitalisation et ambulatoires avec les PSP (Programme de Soins de Psychiatrie)

· Respect et contrôle de la confidentialité, de l'identito vigilance et de la sécurité des informations médicales

· Contribution au codage des informations médicales sous couvert des médecins responsables

· Tenue et archivage du dossier patient conformes aux règles institutionnelles

· Elaboration et mise en place de mesures correctives dans son domaine d'activité

· Edition des plannings des professionnels et du cahier d'organisation journalière de l'unité

· Participation à des réunions d'équipe d'unité, d'équipe AMA et institutionnelles

· Rédaction de comptes rendus.

· Participation aux évolutions du métier et au développement des activités transversales dans son service (groupe de travail...).

4. LIEN HIERARCHIQUE

Placée sous l'autorité hiérarchique du Cadre Supérieur de Santé du pôle Intra hospitalier et sous l'autorité fonctionnelle du Responsable de Pôle, des médecins et des Cadres de Santé de l'unité.

· Hiérarchique

Cadre supérieure de santé

· Fonctionnels

Cadre de santé

Praticien hospitalier responsable

Praticien Hospitalier

Coordinatrice AMA

5. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

5.1 En interne:

· Médecins, cadres de santé, équipe pluri professionnelle

· Les autres secrétariats du CHLC

· Bureau des admissions, UCDM, DIM, référents HM et autres directions du CHLC

5.2 En externe :

· Familles, tuteurs, curateurs

· Partenaires extérieurs

· Organismes de transport médicalisés ou non

· Réseaux de santé, médecins traitants, spécialistes ou autres

· CPAM, mutuelles

1. EXIGENCES DU POSTE

1.1. Diplôme requis

· Diplôme de secrétariat médicosocial

1.2. Formations obligatoires ou spécifiques

· Environnement informatique du CH de la Chartreuse (Portail intranet, Cpagei, Hôpital Manager Logiciels de bureautique informatique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK).

1.3. Expérience

· Expérience antérieure en intra ou extra hospitalier.

1.4. Particularités du poste

· Horaires variables dans la tranche horaire 8h30 - 18h.

· Travail du lundi au vendredi, repos week-end et jours fériés.

2. COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

2.1. Savoir-être et savoir-faire

· Avoir le sens des responsabilités.

· Savoir respecter le secret médical et professionnel.

· Faire preuve de rigueur et de sens de l'organisation.

· Être autonome tout en sachant rendre compte.

· Faire preuve de curiosité intellectuelle.

· Montrer un bon esprit d'équipe, d'ouverture, d'initiative.

· Montrer des capacités d'écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence.

· Pouvoir accueillir de façon adaptée les usagers et partenaires.

· Savoir transmettre des informations claires et utiles.

· Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, comptes-rendus de réunions, rapports.

· Savoir utiliser les outils bureautiques de même qu'internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires.

· S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.

· Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser.

· Savoir coter les activités pour le DIM (formation interne)

· Savoir classer, ranger et archiver les dossiers médicaux pour leur bonne tenue (procédure interne)

· Connaître le réseau, les partenaires internes et externes.

2.2. Connaissances

· Maîtriser l'orthographe, les règles de grammaire, les règles de dactylographie.

· Maitriser les outils informatiques de bureautique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK) et les différents outils de l'environnement informatique du CH de la Chartreuse (Cpagei, Hôpital Manager, ...).

· Connaître les termes médicaux spécifiques.

· Connaître la législation psychiatrique, la sectorisation et les modes de placement.

· Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques.

·Se former pour maintenir et développer ses compétences.