Gestionnaire Administratif H/F - Université Montpellier 3

L'Université de Montpellier est engagée depuis de nombreuses années dans une politique active en faveur de l'inclusion des personnes en situation de handicap, qu'il s'agisse des étudiants ou des personnels.

Le service Handi-Études est chargé de la coordination, de l'accompagnement aux études et de la mise en place des aménagements aux examens pour les étudiants en situation de handicap inscrits en formation initiale.

- Accueil et information des étudiants en situation de handicap
- Aide dans les démarches administratives et pédagogiques
- Aide dans l'élaboration du projet universitaire voire professionnel
- Mise en place d'un suivi pédagogique individualisé
- Réponse aux besoins spécifiques de chacun en apportant des aides humaines et matérielles appropriées (prise de notes, adaptation documents, etc.)
- Organisation des examens (salle à part, secrétariat, prêt d'ordinateurs portables, adaptation des sujets, interprète en langue des signes française)

Dans le cadre de la rentrée universitaire et de l'augmentation des demandes d'accompagnement, le service Handi-Etudes renforce temporairement son équipe afin d'assurer l'accueil, l'information et le suivi administratif des dossiers des étudiants en situation de handicap.

Sous l'autorité du responsable du service Handi-Etudes, la personne recrutée participe à l'accueil et au suivi administratif des dossiers des étudiants accompagnés par le service.

Les missions principales sont les suivantes:

- Accueillir, orienter et informer les étudiants en présentiel, par téléphone ou par messagerie électronique.
- Réaliser certaines opérations de création, de saisie, de mise à jour et de suivi administratif des dossiers.
- Utiliser les logiciels spécifiques du service Handi-UMPV (Os ticket, Bamako, Moodle, etc).
- Accompagner les étudiants dans l'utilisation de l'application de gestion des demandes (OsTicket).
- Veiller à la réalisation et à la bonne circulation des informations administratives.
- Participer au bon fonctionnement du service et à la qualité de l'accueil des étudiants.

Les missions ci-dessus seront réalisées en lien avec l'équipe du service Handi-Etudes

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

- Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier.
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou de gestion administrative.
- Connaissance dans le champ du handicap ou de l'inclusion serait un plus

SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS

- Accueillir, informer et orienter différents publics.
- Savoir rechercher l'information, la vérifier et la transmettre.
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, messagerie électronique, outils collaboratifs).
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants.
- Respecter les procédures administratives et les délais.
- Rédiger des écrits clairs et professionnels.

SAVOIR ÊTRE

- Sens de l'écoute, de l'accueil et du contact avec du public en situation de handicap
- Capacité d'adaptation, dynamisme, gestion du stress.
- Sens de l'organisation, rigueur et travail en autonomie.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations traitées.
- Capacité à travailler en équipe et en lien avec les différents services de l'université.
- Respect du cadre institutionnel et des règles de fonctionnement.
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Expérience en gestion administrative souhaitable