Assistant de Direction du Maire et des Élus 54 - Mairie de Chanteloup-Les-Vignes H/F - Communes

L'assistant·e de direction du maire et des élus est chargé·e de participer à l'organisation pratique de l'activité de Madame le Maire, d'assister le Maire et les élus, de suivre et gérer les dossiers, d'organiser les manifestations du cabinet, d'assurer le suivi des Bureaux Municipaux, et peut être améné·e à accueillir des usagers.

Activités principales:
- Organiser l'activité quotidienne du Maire
- Coordonner la représentation du Maire et des élus
- Gérer les rendez-vous du Maire
- Se coordonner avec les secrétariats des collectivités dans lesquelles le Maire exerce d'autres fonctions (CU GPSEO et Conseil départemental notamment)
- Gérer et suivre les permanences du Maire et des élus
- Gérer les invitations du Maire et des élus
- Organiser les réceptions officielles du cabinet
- Préparer et suivre les bureaux municipaux
- Gérer le planning d'astreintes des élus et services
- Faire l'interface entre les services de la ville et les services de la politique de la ville de la CU GPSEO pour les appels à projets, les nouveaux dossiers et les bilans
- Réception des appels téléphoniques pour le Maire et les élus
- Réception, traitement et diffusions d'informations (courriers et courriels)
- Suivre les parapheurs
- Réalisations de travaux de bureautique (courriers, notes...)
- Trier, classer et archiver les documents
- Suivi budgétaire

Activités secondaires:
- Remplacer l'assistante de direction de la direction générale des services

Savoirs:
- Connaissance l'environnement territorial
- Connaissance du fonctionnement, des activités et des procédures des services de la ville et des partenaires

Savoirs faire:
- Discrétion
- Rigoureux(se)
- Organisé(e)
- Bon sens du relationnel