Assistant en Gestion Administrative H/F - CNRS

Description du Poste Les Missions Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l'organisation logistique de réunions L'Activité - Secrétariat d'unité / logistique courante :Assurer l'accueil du laboratoireRéceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoireRéceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le Service Fait pour les commandes passées pour l'équipe administrative et la directionGérer l'adresse mail et l'archivage du secrétariat Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, ...)Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administrationOrganiser la logistique de réunions programmées par la directionGérer les processus d'élections internes avec l'administratrice d'unité- Assistanat de direction :Seconder la directrice dans l'organisation de réunions ou d'évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiquesOrganiser ses déplacements et gérer son agendaReprésenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes- Ressources Humaines :Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l'administratrice et les personnels des services dédiés de nos tutellesAssurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ; Suivre l'évolution de la réglementation.En support du service RH du CEFE :Mettre en oeuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques (par exemple : réceptionner et traiter les demandes de formations « papier » pour signatures)Accueillir, accompagner et informer les personnels (informations restaurants administratifs - procédures internes RH - diffusion listes mensuelles du personnel)- Activités communes :Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiquesProposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l'unité Votre Profil Compétences - Savoirs / connaissances :Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative- Savoir-faire informer et rendre compte; rechercher, vérifier et classer des informations; mettre en oeuvre des procédures et des règles; Planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe; Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée; Maitriser les logiciels de gestion du domaine et de bureautique- Savoirs-êtreCommuniquer et faire preuve de pédagogie; Travailler en équipe; Gérer des informations confidentielles; Être autonome Votre Environnement de Travail Le CEFE est une unité de recherche complexe ayant 7 établissements tutelles et qui compte plus de 500 personnes en moyenne sur l'année. L'activité administrative du laboratoire est assurée par une équipe de 9 personnes, dont la personne recrutée fait partie. Ses principaux interlocuteurs seront l'administration et la direction du CEFE, tous les personnels de l'unité, les services de la délégation régionale CNRS Occitanie Est et d'autres établissements tutelles du laboratoire, des interlocuteurs externes divers (dont livreurs, fournisseurs, entreprise de nettoyage, etc ).Le CEFE est situé sur le campus du CNRS situé Route de Mende à Montpellier.Rythme et horaires de travail : Le poste est sur un rythme de 38,30 h/semaine sur un horaire journalier de 8h00 à 16h30, dont fixe 8h00-12h00 pour la réception des colis / accueil des livreurs Rémunération et avantages Rémunération à partir de 2302€ brut mensuel, ajustable en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent Congés et RTT annuels 44 jours Pratique et Indemnisation du TT Pratique et indemnisation du TT Transport Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu'à 300€ À propos de l'offre Référence de l'offre UMR5175-VERHAN-029 Secteur d'activité Gestion et Pilotage Emploi type Assistant en gestion administrative (H/F) Expérience souhaitée 5 à 10 années À propos du CNRS Le CNRS est un acteur majeur de la recherche fondamentale à une échelle mondiale. Le CNRS est le seul organisme français actif dans tous les domaines scientifiques. Sa position unique de multi-spécialiste lui permet d'associer les différentes disciplines pour affronter les défis les plus importants du monde contemporain, en lien avec les acteurs du changement. Le CNRS Les métiers de la recherche