Assistant Administratif - Sdis de Loir-Et-Cher H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Le service départemental d'incendie et de secours (SDIS) de Loir-et-Cher recherche un assistant administratif au sein de la sous-direction santé.

Le SDIS 41 est composé d'environ 1505 sapeurs-pompiers volontaires (SPV), 244 sapeurs-pompiers professionnels (SPP) et de 63 personnels administratifs, techniques et spécialisés (PATS).
L'établissement comprend :

- Une direction départementale regroupant les services administratifs, les bâtiments de soutien technique, la sous-direction santé (SDS) et le centre de secours principal de Blois Nord,
- 67 centres d'incendie et de secours (CIS),
- 1 centre de traitement de l'alerte (CTA) qui reçoit et traite les demandes de secours et 1 centre opérationnel départemental d'incendie et de secours (CODIS) qui assure la gestion des interventions,
- 1 centre de formation d'incendie et de secours (CFIS).

LIAISONS HIERARCHIQUES :
- sous l'autorité du médecin-chef de la sous-direction santé.

MISSIONS PRINCIPALES :
- accueil et standard téléphonique ;
- prise des rendez-vous sur l'agenda électronique des membres de la SDS ;
- ouverture et enregistrement du courrier ;
- gestion du courrier départ de la SDS ;
- élaboration des notes de service et de tous les documents internes nécessaires au bon fonctionnement du service ;
- élaboration du courrier du médecin-chef ;
- organisation des plannings des visites médicales dans les centres d'aptitudes (CFIS, ROMORANTIN, VENDOME et les cabinets mobiles) ;
- gestion de l'aptitude des sapeurs-pompiers du département hormis le secteur de Romorantin (certificats, renouvellement du permis poids-lourds, prise des rendez-vous des visites médicales, suivi des retards de visite et des examens médicaux demandés...) ;
- vérification des honoraires médicaux et transmission au service indemnités ;
- organisation de la gestion des visites médicales de recrutement des sapeurs-pompiers volontaires et professionnels ;
- gestion de la commission d'aptitude des sapeurs-pompiers volontaires, de la commission consultative de la SDS et organisation des réunions de la SDS ;
- mise à jour de la liste des membres de la SDS ;
- gestion des fournitures de bureau à l'usage de la SDS ;
- classement des analyses de sang et des examens biométriques dans les dossiers médicaux ;
- classement et archivage des dossiers médicaux ;
- mise à jour des statistiques et indicateurs du secrétariat médical ;
- tâches diverses : étiquettes, photocopies, gestion des formulaires divers du secrétariat ;
- correspondance avec les médecins sapeurs-pompiers et les chefs de centre pour aptitude médicale.

MISSIONS PONCTUELLES :
- traitement des factures (soutien PUI) ;
- paramétrages du logiciel informatique diadème ;
- organisation administrative des réunions de la SDS ;
- missions ponctuelles sur demande du médecin-chef et des membres de la SDS ;
- correspondance avec les experts-psychologues pour la mise en place de soutien psychologique.

Savoirs :

- connaître le fonctionnement d'un service de santé au travail / service médical (SDS, aptitude médicale des sapeurs-pompiers, commissions d'aptitude, recrutement médical) ;
- comprendre l'organisation administrative d'un SDIS et son environnement institutionnel ;
- appliquer les règles de gestion administrative et de secrétariat médical ;
- maîtriser les procédures de gestion du courrier et des archives ;
- respecter le cadre réglementaire lié au secret médical, à la confidentialité et au RGPD ;
- acquérir la terminologie médicale de base et interpréter les examens médicaux/biométriques ;
- maîtriser les outils bureautiques (Pack Office, messagerie, agendas partagés) ;
- utiliser les logiciels métiers (Diadème) ;
- appliquer les bases en gestion comptable (traitement des factures, honoraires) ;
- mettre en oeuvre des méthodes de suivi statistique et des tableaux de bord.

Savoir-faire :

- assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs ;
- gérer les agendas et planifier des rendez-vous multiples ;
- organiser les plannings de visites médicales multi-sites ;
- rédiger courriers, notes de service et documents administratifs ;
- préparer et suivre les dossiers d'aptitude médicale (certificats, renouvellements, convocations, relances) ;
- gérer et enregistrer le courrier entrant et sortant ;
- mettre à jour des bases de données et des listes administratives ;
- classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers médicaux ;
- élaborer et suivre des tableaux statistiques et des indicateurs d'activité ;
- vérifier des honoraires médicaux et transmettre aux services concernés ;
- organiser des réunions et des commissions (convocations, logistique, comptes rendus) ;
- assurer la gestion des fournitures et du matériel administratif ;
- paramétrer et exploiter un logiciel métier ;
- assurer l'interface avec médecins, psychologues, chefs de centre et services internes ;
- gérer des tâches administratives variées en autonomie.

Savoirs-être :

- faire preuve de discrétion professionnelle et respecter strictement la confidentialité médicale ;
- démontrer un sens de l'organisation et de rigueur ;
- gérer les priorités et les urgences ;
- faire preuve de polyvalence et d'adaptabilité ;
- travailler en autonomie et avoir le sens des responsabilités ;
- assurer la fiabilité et faire preuve de méthode ;
- développer des qualités relationnelles et avoir le sens de l'accueil ;
- promouvoir l'esprit d'équipe et coopérer avec différents interlocuteurs ;
- agir avec diplomatie et être à l'écoute ;
- faire preuve de réactivité et de proactivité ;
- traiter des volumes importants d'informations ;
- résister au stress et respecter les délais.