Assistant de Direction H/F - Service Public

Le ou la titulaire du poste assiste la directrice de la DDETS et l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail.1. Assistant(e) de la directrice départementale et de l'équipe de direction- Gestion de l'agenda, sécurisation de l'organisation quotidienne du travail- Assistance à la préparation des réunions et des entrevues à l'initiative de la direction (prise de RV, préparation des dossiers, liaison avec les participants), anticipation des fonds de dossiers avec les services- Gestion quotidienne de la BAL Direction- Gestion des parapheurs et du courrier de la Direction- Organisation des déplacements de la directrice et de l'équipe de direction- La prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction- Accueil téléphonique, filtrage d'appels et accueil des invités- En tant que de besoin, synthèses et relevés de note des différentes réunions- Conception et rédaction de courriers, rapports et notes2. Gestion et organisation des instances de gouvernance- Assurer la préparation et le suivi des instances de gouvernance : CODIR, CODIR élargi, bilatérales Préfète (convocation, préparation des dossiers, compte-rendus, réservation de salles...)3. Appui à la communication- Référent(e) du site intranet IntraATE- Gestion des supports d'information et de communication internes (organigrammes ...)- Assurer la coordination des référents communication de chaque service- Organisation des évènements internes et externes- Participation à l'élaboration de la stratégie et du plan de communication inter-administrationDe manière générale, contribuer par son positionnement à la fluidité de la circulation de l'information au sein de la DDETS4. Préparation et publication au RAA des décisions de délégation et subdélégation de signature5. Soutien ponctuel à la déléguée à l'appui et au pilotage et à la déléguée départementale aux droits des femmesUne appétence pour l'intelligence artificielle serait un atout.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)Connaissances :- Techniques de communication - M- Modes de fonctionnement des administrations publiques - M- Connaître l'environnement professionnel - M- Avoir des compétences en informatique : bureautique - ESavoir-être :- Sens de l'initiative ***- Capacité d'adaptation ***- Sens de l'organisation ***- Réactivité ***- Sens relationnel ***- Sens de la confidentialité ***- Savoir s'exprimer oralement **- Être rigoureux ***Savoir-faire :- Apporter une réponse personnalisée - E- Réaliser des synthèses - M- Rédiger et mettre en forme les documents - E- Évaluer et hiérarchiser des besoins - E- Structurer son travail - E- Savoir planifier et respecter les délais - E- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité - M- Savoir gérer les aléas - E- S'adapter aux différents interlocuteurs - M- Filtrer et orienter les informations - E