Secrétaire du Département de la Formation H/F - Service Public

Sous la responsabilité de la responsable du département des formations, le/la titulaire du poste est chargé(e) de deux missions principales, d'une part l'aide à la gestion des candidats et des stagiaires de formation et d'autre part, l'appui à la gestion administrative des formations.L'environnement de travail implique des relations avec différents interlocuteurs en :· Internes : coordonnateurs/formateurs, service financier· Externes : candidats, stagiaires, prestataires, vacataires, formateurs externes, OPCO, Conseil régional, DRAJES, France Travail, associations/entreprises employeuses, CFA...Le CREPS est certifié Qualiopi ce qui nécessite de respecter les procédures Qualité en place avec rigueur.
En étroite relation avec les secrétaires des formations, les coordonnateurs/formateurs et la responsable du département des formations, le/la secrétaire des formationsa pour missions:Mission 1 : Aide à la gestion des candidats et des stagiaires· Informer, orienter et conseiller· Exploiter les opérations d'inscription· Renseigner les conventionnements et établir les devisCollecter les participations financières à charge des stagiaires en lien avec les OPCO, le Conseil Régional, France Travail, le CFA pour les apprentis et les employeurs, relancer les candidats sur les financements personnels· Exploiter les états de présence, assurer les correspondances de nature administrative avec les stagiaires, les employeurs, les financeurs, le CREPS· Assurer l'enquête sur le placement en emploiGérer des candidats par le biais des différentes plateformes : CHORUS, FOROMES, EDOF, X4-Admin, FORMANOO, KAIROS, DEFI, RESANA ...Mission 2 : Appui à la gestion administrative des formationsGestion administrative des formations par le biais des différentes plateformes : CHORUS, FOROMES, EDOF, X4-Admin, FORMANOO, KAIROS, DEFI, RESANA...· Contribuer à la réalisation des dossiers liés au financement et à l'habilitation ou à l'agrément· Participer aux travaux relatifs aux sélections et au déroulement des épreuves· Organiser les jurys en relation avec les coordonnateurs· Exploiter les opérations de recrutement, d'inscription et de sélection· Etablir les documents de bilan partiel ou terminal, pédagogiques, administratifs et financiers sollicités par les organismes financeurs· Assurer le secrétariat des opérations liées à l'alternance et aux instances de régulation· Etablir les documents de liquidation pédagogique et administrative· Contribuer au suivi et à l'exploitation de statistiques en respectant les délaisParticiper à la vie du département (réunions internes et externes, ...)

Savoir-faire et savoir-être :Connaissance du réseau institutionnel et des dispositifs de formation professionnelle ainsi que des plateformes diverses de gestion des formationsLogiciels Excel, WordEsprit d'équipe et d'initiativeMaîtrise de soiMéthodologie, rigueurCapacités d'organisation en autonomieCuriosité