Université Lyon 1 - Secrétaire de Département H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Sur le site Villeurbanne Gratte-Ciel de l'IUT Lyon 1, la personne recrutée sera affectée au département Techniques de Commercialisation (680 étudiants en BUT ou en Licence professionnelle, 28 enseignants permanents, 3 personnels administratifs et techniques).
Vous aurezpour mission(s) d'assurer le secrétariat et l'assistance technique, logistique des Directeurs des Études et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein du département.Vous devrez:Assurer l'accueil et la gestion des échanges : accueillir et orienter les étudiants, gérer les appels téléphoniques, le courrier et la diffusion des informations.Réaliser le suivi administratif : rédiger et mettre en forme les documents administratifs, assurer le suivi des dossiers, mettre à jour les bases de données, classer et archiver les documents.Contribuer au bon fonctionnement du service : participer à la gestion courante, à l'organisation logistique, accompagner les équipes enseignantes et veiller à l'application des procédures et de la réglementation.Assurer un appui à la coordination des activités : retranscrire les informations, prendre des notes en réunion, relancer les interlocuteurs, participer à des actions de formation et faciliter la circulation de l'information.Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :Pack Office, logiciels Lyon 1

Vous devrezavoir des compétences opérationnelles, comme :Maîtriser les outils et la gestion administrative : utiliser les logiciels métiers et les outils bureautiques, gérer les documents, les classer et assurer leur suivi.Assurer une communication efficace : accueillir et informer les différents publics, rédiger des documents administratifs et assurer un reporting fiable.Appliquer les procédures et la réglementation : mettre en oeuvre les règles en vigueur, notamment dans le domaine de la formation et de la vie étudiante, et contribuer à l'élaboration de procédures de gestion.Travailler en collaboration : coopérer avec les équipes, coordonner les échanges et contribuer au bon fonctionnement du service.Également, les connaissances attendues sont :Maîtrise des techniques de communication et d'accueil : accueil physique et téléphonique, communication professionnelle et relation avec les usagers.Maîtrise des outils numériques et documentaires : élaboration de documents, utilisation des outils bureautiques et culture numérique.Connaissance de l'environnement professionnel : compréhension du fonctionnement de l'établissement, de son environnement et de ses réseaux professionnels.Enfin, les compétences comportementales recherchées sont :Sens de l'organisationRéactivitéSens relationnelRespecter la confidentialitéEmpathieNiveau d'expérience souhaité : 1 an