Responsable du Service des Archives et Gestion des Stocks - Commune de Mamoudzou H/F - Communes

En sa qualité de Responsable de service des archives et Gestion des
Stocks, il est garant de la qualité de la conservation des actes d'état civil.
Dispose d'une large autonomie dans l'organisation du travail. Il supervise,
anime une équipe et veille à la qualité de l'offre de services rendus aux
administrés en adéquation avec la politique publique menée par la
direction des services à la population. Il veille à la sécurisation des
registres et à la gestion des stocks des fournitures pour les services qui
composent la direction.

- Sous l'autorité de la Directrice des Services à la Population :
- Accueil et renseignement aux usagers sur les activités du service, et d'une
manière générale des services de l'Etat Civil
- Elabore des tableaux de gestion
- Réalise des opérations de versement règlementaire
- Elabore d'instruments de recherche
- Organise et met en oeuvre une politique de conservation préventive et
curative
- Organise et met en oeuvre le récolement règlementaire
- Suit le climat et l'état sanitaire du local des archives
- Supervise la numérisation interne des actes mal scannés, omis...
- Suit les travaux de reliure des registres
- Pilote le processus d'anticipation des besoins, des commandes
- Effectue le reporting auprès de la hiérarchie
- Gère et optimise l'organisation du stockage
- Réalise les inventaires et mesure les écarts pour assurer une cohérence
entre le stock physique et le stock informatique
- Délivre les actes d'Etat Civil (naissance, mariage, décès, etc....)
- Gère des situations de conflits avec certains usagers

Boulevard Halidi Sélémani BP 01 97600 Mamoudzou - Tél : **.**.**.**.** - Fax : **.**.**.**.** 3/4
****@****.** - www.mamoudzou.yt - http://****/VilleMamoudzou
- Contrôle régulier de l'exactitude des renseignements consignés
- Contrôle de l'authenticité des documents fournis
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- S'implique dans la démarche d'amélioration continue de l'accueil du public
- Gère une équipe
- Suit les évolutions réglementaires et jurisprudentielles et informe les
agents
- Planifie, organise et contrôle l'activité du service

- Avoir des connaissances juridiques;
- Connaître l'environnement professionnel;
- Procédures administratives de délivrance des actes d'Etat Civil
- Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil
- Contrôler l'authenticité des documents fournis
- Connaissances des logiciels dédiés
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Techniques d'écoute
- Connaissance de la chaîne logistique
- Maîtrise des outils de gestion et d'approvisionnement
- Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment Excel
- Devoir de confidentialité
- Conserver la maîtrise de soi dans des situations difficiles