Secrétaire de Direction Générale H/F - CROUS Bordeaux

Votre mission:
Rattaché(e) à la Direction Générale du Crous de Bordeaux Aquitaine, vous assurez le secrétariat de Direction et contribuez à l'organisation et au suivi de missions transversales, notamment en lien avec la Direction de la Vie Étudiante.
Vous êtes un véritable appui administratif pour la Direction et participez à la coordination des activités, au suivi des dossiers et à l'organisation des réunions et événements institutionnels.

Vos principales activités:
Tâches communes du secrétariat
Dans le cadre du fonctionnement quotidien du sec
Secrétariat de Direction, vous assurez notamment :
la gestion de la boîte mail du secrétariat de Direction et le suivi des sollicitations
l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs ;
la gestion des demandes de réservation de salles ;
la diffusion des messages de la Direction Générale auprès des personnels ;
la participation à l'organisation des événements institutionnels ;
la gestion, le classement et l'archivage des documents du secrétariat de Direction ;
la participation à l'organisation et au suivi des cellules de crise, notamment la préparation, le suivi administratif et la rédaction des comptes rendus ;
la mise à jour des documents internes et des outils de communication du secrétariat ;
le suivi des listings de contacts et des cartes de visite.

Tâches spécifiques
En appui du Directeur adjoint, et en lien avec la Direction de la Vie Étudiante, vous assurez plus particulièrement :
la gestion de l'agenda du Directeur adjoint : organisation des rendez-vous, réunions, déplacements et suivi des échéances ;
le suivi des dossiers et l'organisation des réunions en lien avec la Vie Étudiante, notamment avec les élus étudiants et les universités ;
la préparation des réunions : convocations, ordre du jour, constitution des dossiers et mise à disposition des documents nécessaires ;
la participation aux réunions lorsque nécessaire, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
la rédaction et la saisie de courriers, notes et documents administratifs en lien avec le Directeur adjoint ;
le suivi du chrono courrier entrant ;
la préparation des ordres du jour des réunions métiers, en lien avec les coordonnateurs métiers ;
la mise à jour et le suivi des délégations de signature ;
la rédaction des états de frais et des ordres de mission ponctuels et permanents
le suivi des entretiens professionnels en lien avec le Directeur adjoint ;
la mise à jour des documents internes et de l'intranet : mémento, listings de contacts, informations pratiques ;
le suivi des cartes de visite ;
l'apport d'un soutien administratif aux chargés de mission, notamment dans les domaines du contrôle interne et de la transition écologique.

Conditions de recrutement:
CDI - 100 % - À pourvoir à compter du 20 septembre 2026
Rémunération : 1978 euros brut mensuel
Lieu : Bordeaux
Catégorie :C
Temps de travail : 37h30 par semaine 48,5 jours de congés par an

Vous disposez idéalement d'une formation administrative ou d'une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat ou de la gestion administrative.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook, ainsi que les outils de messagerie électronique, Internet et de visioconférence.

Vous êtes à l'aise avec la rédaction de courriers, de comptes rendus et de documents administratifs et disposez d'une bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.

La connaissance des techniques d'accueil téléphonique et physique est attendue. La maîtrise de l'outil de signature électronique I.Parapheur constitue un plus ; une formation pourra être assurée à la prise de poste.

Vos qualités :

Pour réussir dans ce poste, vous êtes reconnu(e) pour :

votre sens de l'organisation et votre rigueur ;
votre capacité à anticiper et à gérer les priorités ;
votre autonomie dans le suivi de vos activités ;
votre capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs ;
votre adaptabilité, notamment face aux situations imprévues ;
vos qualités relationnelles et votre sens de l'accueil ;
votre discrétion et votre loyauté, indispensables dans un environnement de Direction ;
votre capacité à respecter la confidentialité des informations traitées.
Une expérience dans un environnement institutionnel ou auprès d'une équipe de Direction serait appréciée.