Adjoint en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes
- Saint-Martin-d'Hères - 38
- CDD
- Universite Grenoble Alpes
Les missions du poste
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
L'UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée sur trois sites géographiques : le Campus universitaire et GreEN-ER, situés au sein du polygone scientifique grenoblois, ainsi que le site de Valence.
Son offre de formation couvre un large champ disciplinaire et comprend trois licences professionnelles, cinq mentions de licence et sept mentions de master. Chaque année, l'UFR accueille environ 1 300 étudiants, de la troisième année de licence au master.
L'UFR PhITEM s'appuie sur une communauté académique composée de 210 enseignants et assimilés, ainsi que de près de 500 enseignants vacataires. Son fonctionnement administratif et technique est assuré par une équipe de 36 personnels BIATSS, organisée autour d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle de plateformes de travaux pratiques, d'un pôle ressources humaines et finances, d'un centre de ressources informatiques de proximité, ainsi que d'un pôle logistique et prévention.
Missions principales :
Sous la responsabilité de la responsable du service et au sein d'une équipe de 15 personnes, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits dans les formations de licence et/ou de master.
Activités principales :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants, de leur inscription au suivi de leur parcours.
- Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques, les dossiers étudiants et les différents actes de scolarité.
- Participer à l'organisation des enseignements, des examens et des jurys, ainsi qu'à la diffusion des résultats.
- Assurer le suivi des stages, des sorties pédagogiques et des plannings d'enseignement.
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers du service formation.
- Contribuer à la diffusion et à la circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Participer aux activités transversales, notamment à l'instruction des candidatures et au recensement des besoins en surveillance d'examens.
Spécificités du poste :
- Faire preuve d'adaptabilité face à des contraintes horaires ponctuelles, notamment lors des périodes de forte activité, de l'organisation des examens et de la rentrée universitaire, en particulier pour l'accueil des étudiants
- Les congés sont à privilégier pendant les périodes d'interruption pédagogique
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
L'UFR PhITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée sur trois sites géographiques : le Campus universitaire et GreEN-ER, situés au sein du polygone scientifique grenoblois, ainsi que le site de Valence.
Son offre de formation couvre un large champ disciplinaire et comprend trois licences professionnelles, cinq mentions de licence et sept mentions de master. Chaque année, l'UFR accueille environ 1 300 étudiants, de la troisième année de licence au master.
L'UFR PhITEM s'appuie sur une communauté académique composée de 210 enseignants et assimilés, ainsi que de près de 500 enseignants vacataires. Son fonctionnement administratif et technique est assuré par une équipe de 36 personnels BIATSS, organisée autour d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle de plateformes de travaux pratiques, d'un pôle ressources humaines et finances, d'un centre de ressources informatiques de proximité, ainsi que d'un pôle logistique et prévention.
Missions principales :
Sous la responsabilité de la responsable du service et au sein d'une équipe de 15 personnes, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits dans les formations de licence et/ou de master.
Activités principales :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants, de leur inscription au suivi de leur parcours.
- Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques, les dossiers étudiants et les différents actes de scolarité.
- Participer à l'organisation des enseignements, des examens et des jurys, ainsi qu'à la diffusion des résultats.
- Assurer le suivi des stages, des sorties pédagogiques et des plannings d'enseignement.
- Accueillir, informer et orienter les étudiants et les usagers du service formation.
- Contribuer à la diffusion et à la circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Participer aux activités transversales, notamment à l'instruction des candidatures et au recensement des besoins en surveillance d'examens.
Spécificités du poste :
- Faire preuve d'adaptabilité face à des contraintes horaires ponctuelles, notamment lors des périodes de forte activité, de l'organisation des examens et de la rentrée universitaire, en particulier pour l'accueil des étudiants
- Les congés sont à privilégier pendant les périodes d'interruption pédagogique
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Maîtriser les outils bureautiques et numériques,Connaître et appliquer la réglementation,Connaître et appliquer les procédures en vigueur,Organiser, planifier et prioriser son activité,Rechercher, traiter et diffuser l'information,Savoir collaborer avec différents interlocuteurs,Sens du service public, de l'accueil, de l'écoute,Rigueur, adaptabilité, discrétion et diplomatie,S'adapter aux périodes de forte activité,Rendre compte de son activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Maîtriser les outils bureautiques et numériques,Connaître et appliquer la réglementation,Connaître et appliquer les procédures en vigueur,Organiser, planifier et prioriser son activité,Rechercher, traiter et diffuser l'information,Savoir collaborer avec différents interlocuteurs,Sens du service public, de l'accueil, de l'écoute,Rigueur, adaptabilité, discrétion et diplomatie,S'adapter aux périodes de forte activité,Rendre compte de son activité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).