Assistant de Direction Générale H/F - Mairie

VENEZ RENCONTRER LA MARIE DE TRAPPES LORS DU FORUM PLACE DE L EMPLOI LE 24/09/26 A PARTIR DE 13H30 PLACE DES MERISIERS TRAPPES

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation et gestion des agendas de la direction générale
Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire
Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes
Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité
Suivre et consolider les congés du périmètre concerné
Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.)
Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction générale
Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone
Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes
Faciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services
Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées
Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique
Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)
Préparer les convocations, supports et éléments logistiques
Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents
Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence
Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel
Réaliser le classement et l'archivage des documents
Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs
Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion
Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions.)
Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG)
Participer à l'amélioration des outils et des procédures
Apporter un appui ponctuel aux projets

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville
Contribuer à la continuité de service
Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances.)
Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence
Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini

Avantages collectifs :

Ambiance agréable / Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun / Accès au restaurant municipal /
Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence) / Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées / Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance / Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Notre profil idéal
CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
DIPLÔMES : Bac +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence

CONNAISSANCES :

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités
Pratique experte des outils bureautiques
Grande aisance numérique
Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire, .)

EXPÉRIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir-faire
Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant
Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités
Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes)
Traiter et fiabiliser l'information avec rigueur
Être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outils

Savoir-être

Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du temps
Savoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacité
Être réactif.ve, dynamique et impliquée dans ses missions
Faire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité

Experience: 4 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique générale