Office Manager H/F - Dekkha Consulting

CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :

L'Office Manager est le garant du bon fonctionnement quotidien de l'entreprise. Véritable pivot entre les différents services, il/elle assure la coordination administrative, logistique et organisationnelle, interactions avec les tiers sur les aspects administratifs afin de permettre à chaque collaborateur de travailler dans les meilleures conditions.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

1. Gestion administrative :

- Gestion du courrier entrant et sortant (papier et électronique),
- Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents officiels,
- Classement, archivage et gestion documentaire,
- Suivi des contrats fournisseurs,
- Suivi des contrats clients et des relevés de temps mensuels des collaborateurs et des sous-traitants,
- Gestion des assurances et des obligations légales de l'entreprise,
- Assistance opérationnelles auprès de la direction générale de la société.

2. Gestion des locaux et de la logistique :

- Supervision de l'entretien, de la maintenance et de la sécurité des locaux,
- Gestion des fournitures de bureau et des stocks,
- Relation avec les prestataires externes (nettoyage, IT, clients et fournisseurs sur les aspects administratifs, partenaires....),
- Coordination et aménagements de bureaux.

3. Support aux ressources humaines :

- Organisation de l'accueil et de l'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding),
- Suivi administratif des congés, absences et notes de frais,
- Participation au recrutement : diffusion d'annonces, coordination des entretiens,
- Organisation des formations et actions de développement des compétences,
- Mise à jour du registre du personnel et des tableaux de bord RH,
- Suivi du matériel (PC, fournitures....).

4. Gestion financière et comptable (partielle) :

- Suivi et validation des factures fournisseurs,
- Suvi et relance du paiement des factures clients,
- Préparation des éléments comptables en lien avec le service financier / expert-comptable,
- Élaboration et suivi du budget de fonctionnement du bureau,
- Suivi des paiements tiers et des encaissements clients.

5. Organisation et événementiel interne :

- Organisation des réunions, comités de direction et séminaires,
- Planification et coordination des événements d'entreprise (team building, séminaires, etc.),
- Gestion des déplacements professionnels (transport, hébergement, visas),
- Coordination de la communication interne et externes.

PROFIL RECHERCHÉ

- Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, administration, assistanat de direction ou équivalent,
- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire,
- Qualités clés Polyvalence, rigueur, sens du service, discrétion, qualité des livrables,
- Rémunération : Entre 35 K€ à 37 K€ euros - base plein temps.
- Poste en mi-temps - 3 ou 4/5 au démarrage possibilité d'évolution, en fonction du profil.

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques : Suite Microsoft Office, Teams,
- Connaissance des outils de gestion RH et comptable,
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative et professionnelle,
- Notions de droit du travail et droit des contrats,
- Langues Français courant - Anglais professionnel.

Compétences comportementales (Soft Skills) :

- Excellent sens de l'organisation et rigueur,
- Grande capacité d'adaptation et réactivité,
- Aisance relationnelle et sens du service,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Autonomie, initiative et force de proposition,
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément (multitasking),
- Qualités rédactionnelles.

INDICATEURS DE PERFORMANCE (KPI) :
- Taux de satisfaction des collaborateurs sur les services fournis,
- Respect des délais de traitement administratif,
- Maîtrise du budget de fonctionnement,
- Taux de disponibilité et bon état des locaux et équipements,
- Délai d'intégration des nouveaux collaborateurs.

DEKKHA Consulting est un cabinet de conseil en stratégie opérationnelle créé en 2018, né d'une vision innovante et disruptive de notre secteur.

Par nos méthodologies, nos approches et nos outils, nous avons vocation à impulser une énergie nouvelle dans les activités de conseil.

Nous nous appuyons sur une combinaison unique de connaissances sectorielles, fonctionnelles, réglementaires et technologiques pour accompagner nos clients sur tous les aspects de leurs projets de transformation (changement d'organisation, digitalisation, rupture technologique ou règlementaire, développement de nouveaux marchés, gestion de crise, retournement opérationnel, digitalisation).

Energie, Proximité, Disponibilité, Ecoute et Engagement sont nos valeurs.

Chaque jour nous les mettons en oeuvre chez nos clients et nos partenaires.

Notre devise: Knowledge is Key