Assistant de Direction H/F - Gifome

A. Assistanat de direction et gestion administrative :

- Assister la direction de l'entreprise ;
- Répondre aux demandes ponctuelles des restaurants et des équipes opérationnelles.
- Effectuer toute mission administrative ou organisationnelle en lien avec les besoins du groupe et de la direction.

B. Gestion immobilière :

- Assurer le suivi administratif et opérationnel d'un parc immobilier d'environ vingt appartements ;
- Contrôler les éléments de gestion réalisés par les régies immobilières (facturations locataires, appels de fonds, charges, etc.) ;
- Établir et suivre les facturations des logements gérés en direct, ainsi que les révisions de loyers ;
- Contrôler les encaissements des loyers et le suivi des comptes associés ;
- Assurer le suivi des sinistres, travaux d'entretien et réparations.

C. Suivi bancaire et administratif :

- Collecter et contrôler les relevés des différents comptes bancaires ;
- Vérifier les frais et commissions bancaires appliqués et effectuer, le cas échéant, les démarches de régularisation ;
- Assurer le suivi des placements financiers et des disponibilités de trésorerie ;
- Participer au suivi et à la valorisation des fonds disponibles.

D. Coordination avec les partenaires et prestataires :

- Assurer la transmission et le suivi des documents demandés
- Gérer les relations administratives avec les prestataires et fournisseurs ;
- Assurer le suivi des contrats des entreprises extérieures.

E. Suivi des activités et support opérationnel du groupe :

- Assurer le suivi administratif de la flotte automobile (contrats, entretiens, contrôles techniques, audits, sinistres, achats et reventes) ;
- Gestion des assurances et déclaration de sinistres
- Participer à l'organisation logistique des réunions, formations et séminaires ;
- Contrôler périodiquement certaines données commerciales et tarifaires ;
- Centraliser, mettre à jour et transmettre différents tableaux de bord et données de suivi d'activité ;
- Assurer le suivi administratif de diverses données de gestion et indicateurs transmis par les restaurants.

Missions ponctuelles :

Participer au suivi des visites, audits et contrôles opérationnels ;

- Centraliser et exploiter des rapports d'activité ou données opérationnelles ;
- Élaborer des tableaux récapitulatifs et reportings mensuels ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique ;
- Assurer la numérisation, le classement, l'archivage et la diffusion des documents administratifs ;
- Rédiger et transmettre diverses correspondances et documents administratifs ;
- Organiser les déplacements professionnels (réservations de transports, hôtels, restaurants, formations, etc.) ;
- Assurer le suivi des notes de frais

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel, Word et Outlook) ;
- Solides compétences en gestion administrative et organisationnelle ;
- Aisance avec les données chiffrées et le suivi administratif et financier ;
- Connaissances en gestion immobilière administrative appréciées ;
- Bonnes capacités rédactionnelles.

Qualités personnelles

- Rigueur, organisation et sens des priorités ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie, polyvalence et réactivité ;
- Esprit d'analyse et sens du détail ;
- Bon relationnel, sens du service et esprit d'équipe.

La société GIFOME est une société de prestation de service.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction polyvalent(e), rigoureux(se) et organisé(e) afin d'accompagner la Direction dans la gestion quotidienne de ses activités et de contribuer au bon fonctionnement administratif du groupe.

Véritable bras droit administratif, vous intervenez sur des missions variées mêlant assistanat de direction, gestion immobilière, suivi administratif et financier, coordination avec les partenaires ainsi que support aux équipes opérationnelles.