Assistante - Assistant de Direction H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP 1
Code RIME : SECRÉTAIRE-ASSISTANTE/ASSISTANT FPDADM04

La direction des entreprises et partenariats de sécurité et des armes (DEPSA) est chargée de coordonner, sous l'autorité du ministre de l'Intérieur, la politique de l'État en direction des partenaires publics et privés du continuum de sécurité.
La direction a vocation à :
- animer, au plan stratégique, la relation avec les acteurs non étatiques du continuum de sécurité (polices municipales, associations d'élus, acteurs de la sécurité privée, directeurs "sécurité-sûreté" des entreprises, professions particulièrement exposées à des risques de délinquance...) et à accompagner les préfectures dans la mise en oeuvre territoriale de ce dialogue ;
- renforcer l'articulation entre les acteurs du continuum de sécurité et les entreprises de la filière des industries de sécurité qui développent et fournissent des solutions de sécurité ;
-élaborer et piloter, au travers le service central des armes et explosifs (SCAE), service à compétence nationale qui lui est rattaché, la politique publique d'encadrement et de contrôle des armes et explosifs à usage civil, enjeu commun de l'ensemble des acteurs du continuum.

Vos activités principales : Sous l'autorité du chef de cabinet, du pilotage et de la transformation, vous êtes chargé(e) de :
- gérez l'agenda du directeur et de son adjoint, ainsi que la planification des activités de ses collaborateurs immédiats. A ce titre, vous participez à la réunion de direction hebdomadaire;
- assurez l'accueil physique et téléphonique de la direction, le filtrage téléphonique du directeur, la gestion de la messagerie fonctionnelle «secrétariat DEPSA» (information de premier niveau des
interlocuteurs et orientation des sollicitations vers les collaborateurs idoines), ainsi que l'arrivée des nouveaux arrivants;
- veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et interventions extérieures du directeur et de son adjoint (réservations, convocations, ordres de mission, centralisation des fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission, préparation des chevalets, installation des matériels informatiques et préparation des salles de réunion, etc.);
- assurez le soutien des réunions portées par la direction (commission consultative et comité de pilotage des polices municipales, comité de pilotage de l'expérimentation IA dans la vidéo-protection, commission ministérielle de normalisation, etc.);
- organisez les déplacements du directeur et du directeur adjoint en lien avec la personne en charge des déplacements,
- contribuez avec le service «affaires transverses» à gérer le courrier (enregistrement des entrées et sorties, mise en forme conformément à la charte graphique du ministère et à leur bonne transmission par les circuits dédiés avec une parfaite maîtrise des nouveaux outils comme MAARCH et Resana, traçabilité des réponses, suivi des indicateurs, en particulier de délai de réponses), les processus d'enregistrement et de suivi des notes et fiches produites par la direction,
- compilez les dossiers préparatoires aux réunions et vous assurez de leur complétude en lien avec les différentes sous-directions et département de la direction;
- assurez la gestion des documents classifiés reçus par écrit ou messagerie dédiée (une habilitation sera sollicitée au profit de la personne recrutée);
- suivez le tableau des demandes de congés et des indicateurs du tableau de bord de la direction ainsi que l'actualisation des listes de diffusion DEPSA;
- recensez les besoins en fournitures de bureau de la directionen lien avec la personne en charge de la commande du pôle «affaires générales».