Assistant de Direction H/F - les Jours Heureux
Assistant de Direction H/F
les Jours Heureux · Paris - 75 · CDD
Les missions du poste
L'association Les Jours Heureux
Créée en 1972, l'association Les Jours Heureux s'est construite sur une idée forte : offrir une meilleure qualité de vie aux personnes en situation de handicap mental sans s'éloigner de leurs proches. Depuis sa création, l'association propose de nombreuses solutions et mène de multiples actions pour assurer l'épanouissement de ses résidents.
L'association gère actuellement 22 établissements et services implantés dans toute l'Île-de-France et un établissement situé dans la Sarthe.
Description de l'offre
Le centre d'action médico-sociale précoce (CAMSP) Paris-Nord de l'association Les Jours Heureux est un établissement médico-social de consultations, de diagnostic et de soins qui reçoit des enfants (de la naissance jusqu'à l'âge de 6 ans) qui peuvent présenter des déficits ou troubles (déficits sensoriels, moteurs ou mentaux liés à une grande prématurité, des difficultés néonatales, une maladie avérée connue dès la période néonatale, des troubles neuro-moteurs, sensoriels, psychoaffectifs.) en vue d'une adaptation sociale et éducative dans leur milieu naturel et avec la participation de l'enfant.
Le CAMSP Paris-Nord couvre le nord de Paris et les communes adjacentes de la Seine-Saint-Denis. L'association Les Jours Heureux recrute un secrétaire médical pour cet établissement.
Dans le cadre du projet global de l'établissement, vous gérerez des tâches administratives courantes en fournissant à la Directrice, aux Chefs de service et au personnel un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.
Dans le cadre de vos missions, vous :
- Tenir le standard téléphonique ;
- Assurer l'accueil physique des visiteurs ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Rédiger des courriers émanant de la direction ;
- Assurer la gestion quotidienne des dossiers des usagers
- Participer à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel depuis l'entrée jusqu'à la sortie du salarié
- réaliser les contrats de travail, Les DPAE, les avenants
- Suivre la validité des titres de séjours
- Suivre les visites médicales et veiller à l'application des préconisations du médecin du travail
- Suivre ordres de départ en congés.
- Assurer et suivre l'ensemble des processus de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés)
- Actualiser et mettre à jour les plannings sur gestion Cegi
- Suivre la gestion de la mutuelle
- Superviser les dossiers de prévoyance
- Suivre la gestion des accidents du travail et maladies professionnelles
- Tenir à jour le registre des stagiaires
- Assurer la préparation de la paie de l'établissement en lien avec le service paie de l'association
veiller au respect de la législation en vigueur
- Assurer la mise en oeuvre du plan de formation de l'établissement
- Réaliser les demandes de prise en charge et mettre en jour le DPC en fonction
- Recueillir les demandes des salariées
- Gérer le planning des salariées
CDD d'un mois, à pouvoir dès que possible
Créée en 1972, l'association Les Jours Heureux s'est construite sur une idée forte : offrir une meilleure qualité de vie aux personnes en situation de handicap mental sans s'éloigner de leurs proches. Depuis sa création, l'association propose de nombreuses solutions et mène de multiples actions pour assurer l'épanouissement de ses résidents.
L'association gère actuellement 22 établissements et services implantés dans toute l'Île-de-France et un établissement situé dans la Sarthe.
Description de l'offre
Le centre d'action médico-sociale précoce (CAMSP) Paris-Nord de l'association Les Jours Heureux est un établissement médico-social de consultations, de diagnostic et de soins qui reçoit des enfants (de la naissance jusqu'à l'âge de 6 ans) qui peuvent présenter des déficits ou troubles (déficits sensoriels, moteurs ou mentaux liés à une grande prématurité, des difficultés néonatales, une maladie avérée connue dès la période néonatale, des troubles neuro-moteurs, sensoriels, psychoaffectifs.) en vue d'une adaptation sociale et éducative dans leur milieu naturel et avec la participation de l'enfant.
Le CAMSP Paris-Nord couvre le nord de Paris et les communes adjacentes de la Seine-Saint-Denis. L'association Les Jours Heureux recrute un secrétaire médical pour cet établissement.
Dans le cadre du projet global de l'établissement, vous gérerez des tâches administratives courantes en fournissant à la Directrice, aux Chefs de service et au personnel un support indispensable au bon fonctionnement de la structure.
Dans le cadre de vos missions, vous :
- Tenir le standard téléphonique ;
- Assurer l'accueil physique des visiteurs ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Rédiger des courriers émanant de la direction ;
- Assurer la gestion quotidienne des dossiers des usagers
- Participer à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel depuis l'entrée jusqu'à la sortie du salarié
- réaliser les contrats de travail, Les DPAE, les avenants
- Suivre la validité des titres de séjours
- Suivre les visites médicales et veiller à l'application des préconisations du médecin du travail
- Suivre ordres de départ en congés.
- Assurer et suivre l'ensemble des processus de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés)
- Actualiser et mettre à jour les plannings sur gestion Cegi
- Suivre la gestion de la mutuelle
- Superviser les dossiers de prévoyance
- Suivre la gestion des accidents du travail et maladies professionnelles
- Tenir à jour le registre des stagiaires
- Assurer la préparation de la paie de l'établissement en lien avec le service paie de l'association
veiller au respect de la législation en vigueur
- Assurer la mise en oeuvre du plan de formation de l'établissement
- Réaliser les demandes de prise en charge et mettre en jour le DPC en fonction
- Recueillir les demandes des salariées
- Gérer le planning des salariées
CDD d'un mois, à pouvoir dès que possible
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
