Assistant de Direction - Saam H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

Le SAAM assure la gestion administrative, logistique et financière de l'administration centrale. Il est chargé de :- réaliser pour l'ensemble des personnels de l'administration centrale les prévisions de masse salariale dont il assure le pilotage et la gestion. Il a compétence en matière de gestion des emplois et des personnels, à l'exception des personnels d'encadrement supérieur et de l'inspection générale de l'éducation, du sport et de la recherche.- définir et conduire, en relation avec la direction générale des ressources humaines, la direction de l'encadrement et la direction des affaires financières, la politique des ressources humaines des personnels qu'il gère.- élaborer et mettre en oeuvre la politique immobilière et la politique d'achat des ministères.- mettre en oeuvre les procédures de commande publique et assure l'exécution des dépenses, hors subventions, pour les services prescripteurs de l'administration centrale. - développer en relation avec la direction des affaires financières, le contrôle de gestion.- assurer le secrétariat du comité social d'administration centrale.- mettre en oeuvre la politique d'archivage.- contribuer à la préparation du programme budgétaire de soutien de la politique de l'éducation nationale et de contrôler son exécution.- répartir les crédits gérés entre les services déconcentrés.

Rattaché(e) à la cheffe du service, l'assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes:

-assurer l'accueil physique et téléphoniquedes interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les autresservices et les partenaires;

-gérer lamessagerie fonctionnelle du service (diffusion aux services concernés, signalement des messages demandant un traitement par la cheffe de service)

-veiller à la mise à jour des annuaires, organigrammes et liste de diffusion du SAAM en lien avec les assistantes des sous-directions/missions du SAAM; assurer la mise à jour pour la partie direction

-veiller à la bonne diffusion des informations en interne

-prendre en charge des notes, courriers et autres documents via l'application de parapheur électronique Elise et accompagner son déploiement auprès des sous-direction et missions du service

-participer à l'organisation des archivages papier et numérique

-gérer lesagendas électroniques, programmer et organiser lesréunionsen présentiel et/ou en distanciel (visioconférence); plus généralement, contribuer à l'organisation du travail des équipes et à leur coordination

-veiller à la mise à disposition des dossiers propres à chaque réunion dans les délais nécessaires à leur examen par la cheffe de service

-participer aux réunions de service

-participer à l'organisation des séminaires internes et des temps conviviaux du service

-gérer, en lien avec le BRHAG, les demandes de fourniture, le suivi des abonnements aux revues/publications... pour l'ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service

-gérer l'organisation desmissionsnotamment la validation des ordres de missions et le suivi des frais de déplacement viaChorus DT pour l'ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service

-gérerles plannings prévisionnels descongés et des permanences

-organiser et gérer l'installation des agents rattachés à la cheffe de service et leur accueil, en lien avec le BRHAG

-suivre les questions écrites et les productions réglementaires via les applicatifs prévus Reponses, Solon, Edile.

L'assistant(e) de direction veillera, dans le cadre du processus en cours de mise en place, à organiser son intérim pendant ses congés avec les secrétariats des sous-directions. Elle/il sera également sollicité(e) pour assurer l'intérim des secrétariats des sous-directions du service. Cet intérim vise à assurer une continuité sur les missions essentielles d'assistance.

Savoirs :

- connaissance de l'administration centrale - niveau pratique - à acquérir

- maîtrise du Pack Office (word, excel, powerpoint, outlook) : niveau expert - requis

- techniques de secrétariat : niveau expert - requis

- maîtrise des logiciels spécifiques (Elise, Reponses, Chorus DT, publications intranet PLEIADE etc.) : niveau pratique - souhaité

Savoir-faire:

- autonomie, sens des priorités, rigueur, capacité d'organisation et de planification : niveau confirmé - requis

- grand sens relationnel, travail en équipe et en réseau, aptitude au reporting : niveau confirmé - requis

Bonne qualité d'expression orale et écrite: niveau confirmé - requis

Force de proposition: niveau confirmé - requis

Savoir-être:

-Sens du travail en équipe

-Bon relationnel

-Diplomatie