Assistant·e de Direction - CDD - 35H H/F - Charleen

Parce que l'accueil est le premier reflet de l'image d'une entreprise, il doit porter ses valeurs et véhiculer son identité.

Depuis 1985, Charleen propose son expertise dans l'optimisation des dispositifs hospitality, la gestion de l'accueil et la relation client ; intégrée au Groupe Samsic en 2003, elle en est aujourd'hui une filiale à part entière.
C'est avec professionnalisme et bienveillance que les hôtes/ses Charleen assurent les prestations d'accueil de nos clients.

Charleen, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.

Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant/e de Direction F/H !

Vous souhaitez intégrer une entreprise dynamique qui valorise votre sourire et votre professionnalisme ?

Chez Charleen (groupe SAMSIC), nous recherchons un/e Assistant/e de Direction (F/H) pour l'un de nos sites client situé à Paris 16.

Dans un environnement exigeant, vos missions seront les suivantes :

Assistanat exécutif (CEO / CFO / CODIR)

• Assurer l'assistanat quotidien du CEO, CFO et membres du CODIR

• Gérer les agendas, les déplacements, les réunions et la logistique associée

• Préparer les supports de réunions et assurer le suivi des actions

• Informer l'hôte interne de l'arrivée du visiteur

• Interagir avec les interlocuteurs clés internes et externes

Relations institutionnelles et investisseurs

• Assurer la coordination et le suivi de la relation

• Préparer les éléments nécessaires aux échanges et réunions

Assistant commercial & relations clients

• Gérer les déclarations de conventions dans le respect des obligations réglementaires

• Accueillir et coordonner les visites clients sur le site Parisien

• Assurer une interface fluide avec les équipes commerciales

Gestion des moyens généraux - Paris

• Gérer les stocks de produits et fournitures du site Parisien

• Passer et suivre les commandes diverses (fournitures, services, équipements)

• Veiller au bon fonctionnement opérationnel du site

Office Management - Paris

• Assurer l'accueil physique et téléphonique

• Apporter un support quotidien à l'équipe Parisienne

• Contribuer à la qualité de vie au travail sur le site

Vie du site et communication interne

• Organiser les événements internes (réunions, séminaires, moments d'équipe)

• Participer à l'animation du site Parisien (communication, initiatives internes)

Poste en CDD d'un an (possiblement renouvelable, voire un CDI par la suite). Les horaires : 9h00 - 17h00 avec 1 h de pause. Une flexibilité est demandée en fonction des événements à coordonner.

Expérience

Expérience significative (idéalement 5 ans ou plus) en assistanat de direction ou office management, dans un environnement exigeant.

Connaissances (savoirs)

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

Connaissance des environnements de direction générale et des enjeux de confidentialité

Bonne compréhension des processus administratifs et organisationnels

Connaissance des obligations réglementaires liées aux conventions (idéalement)

Compétences requises (savoir-faire)

Excellente organisation et gestion des priorités

Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément

Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse

Gestion d'interlocuteurs de haut niveau

Gestion logistique et événementielle

Sens du service et orientation client interne/externe

Anglais courant

Qualités personnelles (savoir-être)

Sens aigu de la confidentialité et discrétion absolue

Réactivité et proactivité

Excellent relationnel et sens de la communication

Autonomie et sens des responsabilités

Adaptabilité et flexibilité

Esprit d'équipe et posture collaborative

Compétences : Sens de l'accueil, Bonne élocution, Excellente présentation, Volontaire, Capacité d'adaptation, Rigueur, Anglais, Assistant de direction