Assistant de Direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant H/F - Hôpital Robert Debré
Les missions du poste
L'assistant(e) auprès de la Directrice et de la Directrice exécutive de assure le secrétariat de la Direction de l'IHU. Elle garantit la coordination des agendas, l'organisation de réunions et de déplacements ainsi que la fiabilité de la circulation de l'information.
Elle contribue à la préparation des réunions en lien avec l'équipe exécutive.
Elle sera une interlocutrice privilégiée de nombreux acteurs publics et privés : institutions en premier lieu les fondateurs (AP-HP, UPCIté, Inserm, CEA, Pasteur), sociétés savantes, chercheurs et médecins chercheurs, Agence nationale de la recherche, laboratoires pharmaceutiques, mécènes....
Missions spécifiques
Gestion des agendas et organisation de l'activité de la Direction
- Assurer l'appui organisationnel de la Direction dont la gestion des agendas, des réunions et des déplacements y compris à l'étranger
- S'assurer de la bonne préparation des réunions de la Direction en amont de leur tenue en lien avec l'équipe exécutive
- Établir les calendriers des différentes réunions, gérer l'installation des réunions ainsi que la visioconférence et l'enregistrement via les outils institutionnels (Teams etc.).
- Assurer la coordination avec la responsable communication de l'IHU pour toute manifestation impliquant la Direction
- Assurer l'inscription et l'organisation des transports et de l'hôtellerie pour les séminaires, formations, conférences...
Accueil, information et circulation des documents
- Assurer l'accueil téléphonique du secrétariat.
- Diffuser les notes, directives, comptes rendus et courriers en interne et en externe.
- Assurer la mise en page des courriers et documents.
- Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés.
- Mise à jour des listes de diffusion génériques
Assistanat
- Rédaction de compte-rendus et de procès verbaux d'instances
- Participation à l'organisation d'événements auxquels la Direction participe en lien avec la Direction de la communication
Le profil recherché
Savoir-faire technique
- Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
- Capacité rédactionnelle, bonne orthographe
- Excellente expression orale
- Bon niveau d'anglais écrit et oral en français et en anglais
Compétences
- Excellent sens de l'organisation
- Gestion des situations complexes
- Adaptabilité et réactivité,
- Rigueur, grande disponibilité, grande discrétion,
- Prise d'initiatives
- Diplomatie, intelligence relationnelle
- Capacité à travailler en équipe
