Agent d'Accueil H/F - EQUALIS

Acteur de l'Économie Sociale et Solidaire et de l'Insertion par l'Activité Économique, EQUALIS propose un accueil et un accompagnement global, avec comme objectif de redonner toute leur place et leur rôle social aux personnes en difficulté.

Comme nos 700 collaborateurs engagés dans le travail social, rejoignez nous pour agir et changer le quotidien des personnes démunies, dans l'un de nos 70 établissements et dispositifs répartis en Ile-de-France et dans le Loiret, dans les secteurs de l'hébergement, de l'intégration, de l'insertion sociale et professionnelle, de la santé et de la protection de l'enfance.

EQUALIS recherche pour son dispositif ALTHO (78)

Un Agent d'accueil (H/F)

Poste en CDI à temps plein
Basé à Saint-Germain-en-Laye (78)
Convention CN 66 - Rémunération selon diplôme et expérience
Poste à pourvoir à partir de janvier 2027

Présentation du poste:

Dans le respect des valeurs de l'association et sous l'autorité de la Directrice du site, l'agent d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique et participe au bon fonctionnement logistique et administratif du site d'hébergement de Saint-Germain-en-Laye. En lien avec les secrétaires et les services supports, il contribue à garantir un environnement sécurisé, fonctionnel et accueillant pour les personnes accompagnées, les partenaires et les professionnels.

Poste et missions:

Accueil physique et téléphonique

• Assurer la permanence téléphonique du site de Saint-Germain-en-Laye ;
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels aux interlocuteurs concernés ;
• Prendre et transmettre les messages ;
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, partenaires et personnes accompagnées ;
• Faire compléter le registre des visiteurs ;
• Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs de l'établissement.

Gestion des accès et de la sécurité

• Contrôler les accès aux locaux ;
• Assurer la gestion des clés des bureaux, locaux de rangement et espaces communs ;
• Gérer les trousseaux de clés des logements ;
• Tenir à jour les registres d'emprunt et de restitution des clés ;
• Veiller à l'application des procédures de sécurité ;
• Assurer le suivi des maintenances réglementaires des équipements de sécurité.

Gestion administrative

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant ;
• Préparer et assurer le suivi du courrier sortant ;
• Assurer le suivi des affichages réglementaires ;
• Participer à la gestion des fournitures administratives ;
• Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs du service, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité ;
• Participer à l'organisation et à la mise à jour des archives physiques et numériques.

Gestion des stocks et logistique

• Assurer, en collaboration avec les secrétaires, le suivi et le réapprovisionnement des stocks :
  • Fournitures administratives ;
  • Produits alimentaires destinés à l'accueil des partenaires ;
  • Alimentation destinée aux personnes accueillies ;
  • Petit matériel nécessaire aux logements ;
  • Équipements des véhicules de service ;
• Réaliser les inventaires périodiques ;
• Signaler les besoins d'approvisionnement ;
• Participer à l'optimisation et à la bonne gestion des stocks du dispositif.

Gestion des équipements et moyens matériels

• Préparer les accès, équipements téléphoniques et matériels informatiques des nouveaux salariés ;
• Assurer le suivi des demandes d'installation, de renouvellement ou de remplacement du matériel ;
• Veiller au bon fonctionnement des équipements mis à disposition.

Gestion du parc automobile

• Assurer, en collaboration avec les secrétaires, le suivi administratif des véhicules de service ;
• Contrôler les carnets de bord et le kilométrage ;
• Organiser les rendez-vous d'entretien, de révision et de réparation auprès des garages ;
• Assurer le suivi des badges de télépéage ;
• Veiller à la disponibilité, à l'entretien et à la conformité des véhicules.

Gestion des locaux et relations prestataires

• Veiller à la bonne tenue et à la propreté des espaces d'accueil ;
• Participer au suivi de l'entretien des locaux administratifs ;
• Signaler les dysfonctionnements et assurer le suivi des interventions techniques et des travaux ;
• Être l'interlocuteur privilégié des prestataires intervenant sur le site ;
• Assurer la planification et le suivi des réservations des véhicules de service, des salles de réunion, des espaces de travail et des box d'entretien.

Compétences demandées:

De niveau Baccalauréat à Bac +2 dans les domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative ou de l'assistanat.

Une expérience dans les secteurs de l'hébergement, du social, du médico-social ou de l'insertion est appréciée.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aptitude à l'utilisation de logiciels métiers.

Savoirs:

Connaissance des techniques d'accueil physique et téléphonique.

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Connaissance des procédures administratives courantes.

Sensibilisation aux règles d'hygiène, de sécurité et de confidentialité.

Savoir-faire:

Organiser et prioriser son activité.

Gérer simultanément plusieurs demandes.

Assurer le suivi administratif de dossiers simples.

Utiliser des outils de suivi et tenir à jour différents registres.

Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs internes et externes.

Savoir-être :

Sens du service et de l'accueil.

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

Rigueur et sens de l'organisation.

Réactivité et autonomie.

Polyvalence et adaptabilité.

Qualités relationnelles et esprit d'équipe.