Office Manager H/F - Groupe j l V

Votre rôle en tant qu'Office Manager

En tant qu'Office Manager, vous veillez à la bonne organisation des bureaux et au bon fonctionnement des services généraux de l'entreprise. À ce titre, vous prenez notamment en charge la gestion des locaux, le suivi des prestataires ainsi que les besoins administratifs et budgétaires. En lien direct avec la Direction Administrative et Financière, vous facilitez également le quotidien des collaborateurs et veillez à la bonne organisation des différents sites.

Ainsi, vos principales missions seront les suivantes :

Gestion des bureaux et des services généraux

- Au quotidien, vous veillez au bon fonctionnement, à l'entretien et à la sécurité des locaux du siège et des agences, en lien avec la Direction Administrative et Financière.
- Assurez le suivi des interventions de maintenance et des contrôles obligatoires auprès des prestataires : climatisation, contrôle d'accès, éclairage de sécurité, extincteurs et installations électriques.
- Gérer le mobilier, les fournitures de bureau et les consommables, en anticipant les besoins des différents sites.
- Contribuer à l'application des règles d'hygiène et de sécurité au sein des locaux.
- En complément vous participez aux actions RSE de l'entreprise, notamment pour réduire les consommations et limiter le gaspillage des fournitures.
- Enfin, contribuer à l'organisation des espaces de travail et au bien-être des collaborateurs.

Gestion administrative et budgétaire

- Assurer le suivi des dépenses, des factures et des engagements auprès des fournisseurs.
- Suivre les contrats de prestation, leurs échéances et leurs éventuels renouvellements.
- Mettre à jour les tableaux de suivi nécessaires au pilotage de l'activité.
- Informer la Direction Administrative et Financière en cas d'écart budgétaire, de difficulté ou de besoin particulier.
- Traiter les demandes administratives et transmettre les informations aux bons interlocuteurs.

Gestion des prestataires et des fournisseurs

- Rechercher et consulter des prestataires selon les besoins de l'entreprise
- Comparer les offres afin d'identifier les solutions les plus adaptées.
- Organiser les interventions et veiller au respect des délais et de la qualité des prestations.
- Assurer le suivi des demandes et résoudre les éventuels problèmes avec les fournisseurs
- Entretenir une relation de proximité avec les prestataires et veiller à la bonne exécution des prestations.

Accueil et gestion administrative quotidienne

- Assurer l'accueil physique des visiteurs et des prestataires au siège.
- Gérer la réception, le tri, l'affranchissement et l'envoi du courrier quotidien.
- Assurer le suivi des demandes administratives courantes et faciliter la circulation des informations entre les différents interlocuteurs.
- Veiller à la bonne organisation des espaces d'accueil et des espaces communs

Profil recherché pour le poste d'Office Manager :

Vous justifiez d'une expérience de 4 ans minimum en tant qu'Office Manager ou sur un poste similaire, idéalement au sein d'une entreprise disposant de plusieurs sites. Polyvalent(e) et organisé(e), vous savez gérer plusieurs sujets simultanément et faites preuve d'autonomie et de rigueur dans votre travail. Vous maîtrisez également les outils bureautiques, le suivi administratif et budgétaire ainsi que la gestion des prestataires.

Vos principales qualités :

- Organisation, rigueur et autonomie.
- Polyvalence et réactivité.
- Excellent relationnel et sens du service.
- Capacité d'anticipation et gestion des priorités.
- Esprit d'initiative et force de proposition.
- Discrétion et fiabilité.

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