SecrétaireK-S - Tech H/F - Ministère chargé des transports

- Assure la gestion du courrier arrivée et départ du service
- Filtre et oriente les appels téléphoniques et les demandes d'intervention, S'appuie pour ce faire sur une connaissance des présences et la répartition des tâches,
- Assure la diffusion et l'archivage (références, répartitions et classement dans les espaces documentaires) de la documentation, des notes et des plannings, participe à leur mise à jour,
- Assure la mise à jour des documents standards pour le service technique et documents d'accueil du SNA/S,
- Contribue à la diffusion de l'information au sein du service,
- Vérifie régulièrement la réalisation des circuits arrivée (dès leur arrivée) / départ (à partir de 2 mois avant le départ prévu) des agents du service technique,
- Suit les congés des personnels techniques - Tenue de tableaux de service en fonction des modifications actualisées,
- Assure la réalisation et le traitement des ordres de missions du service, gère l'interface avec le SIR pour les demandes et exécution des missions,
- Porte assistance au domaine gestion et suivi budgétaire du Service Technique,
- Participe à la gestion des commandes (gestion des fiches de service fait),
- Gère les réponses fournisseurs notamment en termes de facturation, les relance,
- Participe à l'interface avec le SIR pour les finances et achats,
- Participe à la gestion des badges (suivis et relances pour les formations sûreté, utilisation de STITCH, génération des badges...),
- Gère le suivi des clés opérationnelles,
- Assiste le correspondant sûreté,
- Selon les besoins de QST, participe à la gestion des formations au service technique (Suivi des niveaux de qualification, des butées des habilitations diverses, vérification des planning, relance, suivi, soutien au pôle QST...),
- Selon les besoins de QST, déclenche des formations identifiées, suit les inscriptions et les réalisations de ces formations,
- Recense les besoins utilisateurs en fourniture, Gère le stock de fournitures pour le service et veille à son réapprovisionnement,
- Recense les besoins utilisateurs en termes de logistique, Participe à l'interface avec le SIR pour la logistique,
- Remplace en tant que de besoin le secrétariat de Direction (sur coordination des chefs de service),
- Peut être amenée à remplacer le secrétariat du service exploitation,
- Proposition de demandes de décisions concernant les RH selon les notes de services en vigueur, réalisation de l'interface avec le SIR pour la gestion des RH,
- Peut se voir confier des tâches complémentaires en fonction des besoins.

Techniques de base :
- Connaître l'organisation du SNA/Sud et de ses partenaires
- Maîtrise des logiciels bureautiques et de présentation
- Savoir rédiger
- Connaître les techniques de classement, d'archivage et de diffusion de l'information

Qualités requises :
- Etre efficace et rapide
- Faire preuve d'anticipation
- Faire preuve de discrétion
- Faire preuve d'organisation personnelle
- Faire preuve d'une bonne organisation professionnelle
- Savoir gérer les sollicitations fréquentes et imprévues

Formation d'intégration :
Formation aux outils spécifiques de la cellule formation.
Vérification et actualisation des besoins de formation lors de l'entretien professionnel annuel et de l'établissement du plan de formation.