SecrétaireK-S - Dir H/F - Ministère chargé des transports

Assure le secrétariat de l'équipe de direction du Service de la Navigation Aérienne Sud.

ACTIVITES DU POSTE :

- Transmet les demandes de sollicitations extérieures,
- Assure la gestion, la numérisation, l'enregistrement et la transmission du courrier arrivée/départ, notes de services et décisions de la Direction du SNA/Sud,
- Tient à jour le tableau des arrêts maladie en coordination avec le SIR-S,
- Prépare les parapheurs destinés à la validation par le Chef du SNA/S. Enregistre et assure la gestion documentaire des décisions, et référentiel documentaire,
- Assure la diffusion et l'archivage de la documentation, mise en forme et enregistrement des notes et des décisions,
- Organise (ou assiste le RSMI) la revue annuelle du référentiel documentaire du SNA Sud (Décisions, notes de services, manuels, procédures et protocoles),
- En lien avec le SIR, assiste l'assistant de prévention à gérer la documentation relative à la santé et sécurité au travail,
- Logistique : convocations et invitations réunions / séminaires : réservation de salles, repas, accueil et pauses café. Transmission de demandes, gestion du stock de fournitures de bureau, gestion des badges télépéage, ravitaillement Leclerc,
- Assure la mise à jour du livret d'accueil et des circuits arrivées / départs. Gère l'accueil et le suivi des circuits (arrivée / départ) des agent SNA/S et de la DO,
- Filtre et oriente les appels téléphoniques du SNA/Sud et de la DSAC/Sud (tâche mutualisée) et les demandes d'interventions, S'appuie pour ce faire sur une connaissance des présences et la répartition des tâches,
- Contribue à la diffusion de l'information au sein de la Direction du SNA/Sud,
- Susceptible de contribuer à la préparation de bilans du SNA/Sud et à certaines actions de communication,
- Gère les missions du Chef SNA, du RSMI, du chargé de mission,
- Participe à la préparation des dossiers du CSA/CSA FS du SNA/Sud,
- Assiste le coordonnateur RPO pour la planification des astreintes RPO et certaines activités logistiques (clés RPO...),
- Gestion des abonnements,
- Affichage des permanences des partenaires et des tableaux de service,
- Gestion documentaire des protocoles information aéronautique,
- Suppléance mutuelle avec le secrétariat ST.

RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE/QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT :
Met en oeuvre les procédures systèmes de management s'appliquant à ses activités notamment l'application procédure maîtrise documentaire : respect des modèles, classement des enregistrements gérés par le secrétariat de direction.

Techniques de base :
- Connaître le contexte organisationnel / humain du SNA/Sud et de ses partenaires
- Maîtrise des logiciels bureautiques et de présentation
- Savoir rédiger
- Connaître les techniques de classement, d'archivage et de diffusion de l'information
- Pratiquer l'anglais
- Savoir qui fait quoi à la DGAC et au SNA/Sud
- Connaître les métiers de la DGAC

Qualités requises :
- Concilier efficacité et rapidité
- Faire preuve d'anticipation
- Faire preuve de discrétion
- Avoir un bon sens relationnel
- Faire preuve d'organisation personnelle
- Faire preuve d'une bonne organisation professionnelle
- Savoir gérer les sollicitations fréquentes et imprévues

Connaissance :
- Bonne maîtrise des outils bureautique et informatique Word, Excel, PowerPoint, Teams,
- Gestion Geode, Chorus DT Missions,
- Logiciel de communication.

FORMATION D'INTEGRATION :
Vérification et actualisation des besoins de formation lors de l?entretien professionnel annuel et de l'établissement du plan de formation.