Secrétaire Assistant Territoire H/F - Actis Oph de la Region Grenobloise

Avec un parc de 12 500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d?intervention des politiques locales de l?habitat : gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires, ?
Fort d?un collectif de 250 salariés, professionnels de l?habitat, ACTIS axe son projet d?entreprise sur la "Qualité de Service" et la "Qualité de Vie au Travail".Avec un parc de 12 500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, ACTIS est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d'intervention des politiques locales de l'habitat : gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires,.
Fort d'un collectif de 250 salariés, professionnels de l'habitat, ACTIS axe son projet d'entreprise sur la Qualité : « Qualité de Service » et « Qualité de Vie au Travail ».
Au sein d'un Territoire décentralisé, le secrétaire assistant est chargé de missions de secrétariat courant ainsi que du suivi administratif des dossiers et travail avec lien étroit avec les Responsable de Territoire, de Proximité et de Clientèle.

Motivé.e pour rejoindre une entreprise attachée à des valeurs partagées autour d'une mission d'intérêt général et plus largement autour du bien vivre de ses locataires et de la qualité de vie au travail de ses salariés ?
Envie de donner du sens à votre travail dans un environnement favorisant l'initiative, les challenges, l'innovation dans un cadre participatif sur un métier qui conjugue polyvalence, rigueur et sens du service ?

Alors rejoignez-nous !

MISSIONS PRINCIPALES
Fonctionnement du territoire :
- Organisation de réunions internes
- Gestion des ressources du territoire (vêtements, chaussures, fournitures diverses, véhicules)
- Mise en place des partenaires lors des mises en gestion et modifications des partenaires

Interface du territoire :
- Traitement et suivi des courriers
- Rédaction de courriers
- Communication vers les locataires (courriers, infoflash, mémo)
- Communication vers les entreprises en marché (pénalités, bons de remplacements des Agents de nettoyage et de proximité, etc.)
- Organisation de réunions
- Prise de RDV
Gestion administrative :
- Traitements des factures des fournisseurs et suivi des engagements mensuels,
relance fournisseurs et suivi avec les équipes de proximité
- Suivi administratif des copropriétés
- Elaboration de rapports et gestion de dossiers techniques spécifiques (travaux de fidélisation, aménagement salle de bain, etc)
- Facturations ponctuelles aux locataires
- Alimentation de tableaux de bord (fiche qualité secteurs, quali hlm, etc.)
- Classement et archivage des dossiers (photocopies, numérisation...)
- Réalisation de supports de présentation PowerPoint

PROFIL
- Bac +2 en secrétariat / assistant de direction / assistant manager
- Une première expérience serait fortement appréciée

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Rigueur
- Compétences de gestion
- Polyvalence
- Adaptabilité et sens du travail en équipe
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et facilité de prise en main de nouveaux logiciels métier
- Bonne qualité rédactionnelle - maîtrise de la grammaire et de l'orthographe
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Aisance relationnelle.
- Capacité à gérer son temps et ses priorités

CONDITIONS DE TRAVAIL

Rémunération selon profil et expériences : entre 24,5K€ et 28,6K€/an sur 13 mois
+Pack rémunération périphérique (Intéressement, titres restaurant, mutuelle, aide à la mobilité douce.)

Temps de travail : 35 heures avec aménagement possible du temps de travail (22 JRTT) et accord sur le télétravail favorisant l'équilibre vie personnelle et vie professionnelle

ACTIS étudie, à compétences égales, toutes candidatures dans le respect de son engagement pour la non-discrimination et l'égalité de traitement et dans le cadre de la « Charte de la Diversité » qu'il a signée.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.