Gestionnaire de Formation de la 2Ème Année des Études Médicales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service, le/la gestionnaire de formation assure l'ensemble des activités qui sont liées à la 2ème année du 1er cycle des études médicales :

1. Accueil et information
- Assurer l'accueil et l'information des usagers·ères
- Participer à l'amphi d'accueil de rentrée
- Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
- Assurer le lien avec les Responsables d'UE

2. Gestion administrative du cursus de l'étudiant·e

Inscriptions administratives :
- Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription
- Éditer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
- Établir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l'étudiant·e pour se connecter aux applications de l'université

Gestion de la scolarité :
- Réaliser les inscriptions pédagogiques
- Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens
- Établir les groupes de TD/TP et vérifier l'assiduité
- Préparer les sujets d'examens sur la plateforme dédiée
- Établir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements
- Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves
- Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations
- Diffuser les résultats après délibérations
- Gérer les demandes de consultation de copie
- Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et à l'archivage des diplômes, certifications et attestations de réussite

3. Participation à l'ensemble des activités de la structure
- Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
- Participer au copil DFGSM et commission de pédagogie
- Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service

4. Participation aux opérations collectives de la structure, notamment :
- Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
- Aux Épreuves Dématérialisées Nationales (EDN)

De manière générale à tout événement spécifique lié à l'activité pédagogique ou à la vie étudiante.

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur et de l'Université
- Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
- Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :
- Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Travailler en équipe
- Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet...) et spécifiques au domaine : Apogée, E- Campus, E-candidat...
- Respecter les délais

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Savoir-être :
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
- Savoir être rigoureux·se, discret·e, ponctuel·le
- Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
- Capacité à assurer la continuité du service
- Devoir de réserve impératif