Chargé Administrative - Conseil Départemental des Yvelines H/F - Fonction publique Territoriale

Le Département des Yvelines mène une politique d'aménagement culturel du territoire, visant à renforcer l'impact des actions culturelles en comblant les manques identifiés localement.

Plutôt que de multiplier les initiatives, il agit en complémentarité avec les autres acteurs publics, en cohérence avec ses politiques de solidarité.

Le service Culture ½uvre pour une offre culturelle équitable et accessible, adaptée aux spécificités des territoires.

Rôle du poste dans l'articulation du service et l'atteinte de ses objectifs

Ce poste occupe un rôle central en assurant le suivi administratif et financier du service, garantissant la conformité des procédures et la fiabilité des données. Elle fait le lien avec les directions supports, tout en soutenant l'équipe dans l'organisation interne et la logistique des projets. Actrice clé du traitement des aides culturelles, elle contribue au bon fonctionnement quotidien du service dans une logique d'efficacité et de service public.

Missions #Suivi administratif et financier

Préparer et mettre en forme des courriers, notes, notifications, éléments de langage.
Gérer les parapheurs physiques et numériques, assurer leur traçabilité et relancer les validations si besoin.
Suivre l'intégration des délibérations dans Airs Délib et les engagements dans GDA ; veiller à la cohérence des données budgétaires avec les référents métiers.
Participer aux réunions budgétaires avec le chef de service, contribuer à la complétude des tableaux de pilotage (subventions, bilans, etc.).
Assurer le classement, l'archivage et la sauvegarde des documents (conventions, notes internes...).
#Interface et coordination

Être le point d'entrée du service pour les questions administratives, juridiques, RH ou financières.
Assurer la liaison active avec les directions supports (DAJA, DSI, DF, RH) : demandes spécifiques, recherche de solutions, coordination des réponses.
Réceptionner, répartir et suivre les sollicitations entrantes (mails, courriers, appels).
#Appui opérationnel et organisationnel

Assister les chargés de projets ou d'événements sur des tâches administratives (recherche, relances, prise de rendez-vous, MAJ de tableaux, devis...).
Participer à l'organisation logistique et humaine du service (réunions, ordres de missions, planning d'accueil nouvel arrivant...).
Rédiger des comptes rendus des réunions de service, assurer la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe.
# Contribution aux dispositifs d'aide

Suivre administrativement les demandes de subventions (vérification des pièces, conformité, instruction dans les outils).
Assurer le suivi post-attribution : notifications, conventions, mise en paiement.
Participer à l'organisation des comités de sélection ou jurys (convocations, préparation, logistique).
#Travail transversal

Renfort ponctuel possible auprès des autres chargées administratives de la DCTS (augmentation de l'activité, congés...).

Nb d'années d'expérience min. requis :
Minimum 5 ans.

Niveau de diplôme requis :
Bac +2.

Formation (diplômes, certifications, agréments...) :
Bac +2 minimum (BTS, DUT ou équivalent).

Expérience dans une collectivité ou une structure publique appréciée, idéalement en environnement culturel ou transversal.

Savoir-faire :
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
Bonne connaissance des circuits administratifs et de la chaîne de validation institutionnelle.
Connaissance des procédures de subventions et des documents associés souhaitée.
Rigueur et fiabilité.
Prise d'initiative.
Capacité d'anticipation.
Aisance orale et rédactionnelle, sens de la synthèse.

Savoir-être :
Très bon relationnel, sens du service et de la collaboration.
Autonomie, sens de l'organisation, discrétion professionnelle.
Réactivité, capacité à gérer les imprévus avec méthode.