Secrétaire Administratif - Secrétaire de Direction à la Cour d'Appel de Versailles H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

SECRÉTARIAT DE DIRECTION

MISSIONS PRINCIPALES (en fonction du poste à pourvoir) :
- Secrétariat particulier du premier président OU secrétariat particulier du procureur général OU secrétariat particulier du directeur de greffe

OU
- Secrétariat commun du premier président OU du procureur général

En qualité de secrétaire administratif, il/elle est chargé(e) des missions générales suivantes :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de BAL structurelles
- Traitement du courrier (arrivée - départ)
- Gestion des plannings et préparation de réunions
- Gestion des dossiers thématiques
- Classement et archivage

Au titre des missions de gestion des ressources humaines, il/elle est chargé(e) de (liste non exhaustive) :
- L'accueil des nouveaux arrivants
- De la constitution et du suivi des dossiers administratifs
- De la liaison entre les différents services de la cour, le SAR, les secrétariats de direction de la cour
- De la diffusion des notes de services et circulaires
- De la gestion des évaluations, des demandes de mutation, des demandes relatives à la carrière des agents (état de service), du temps de travail (congés, CET, temps partiel), des arrêts maladie, des congés enfants malades, notification des arrêtés et des décisions du SAR
- De la gestion du paiement des indemnités, des heures supplémentaires et des astreintes
- De la gestion des permanences WE (HO - MAE - reconduite à la frontière)
- De la gestion de contractuels / réservistes / honoraires

Au titre des missions d'organisation de la cour, il/elle est chargé(e) de :
- De la préparation des commissions et assemblées générales
- De la rédaction et transmissions des convocations aux membres des commissions
- De la rédaction des procès-verbaux des commissions restreintes et assemblées générales
- De la préparation des audiences solennelles en collaboration avec les autres secrétariats
- De la préparation des élections professionnelles, des élections des membres représentant les divers syndicats de fonctionnaires du ministère de la justice
- De la préparation, de la rédaction des piécettes et procès-verbaux des prestations de serment
- De la polyvalence sur les tâches quotidiennes : courrier, accueil, gestion

MISSIONS ANNEXES

participation au recrutement des vacataires
relever la boîte structurelle «CHG» en cas d'absence ou empêchement de la directrice de greffe adjointe

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :OUI

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Formation en interne par les autres agents du secrétariat - Utilisation de modes opératoires - formation par tutorat possible

Connaissances
Organisation judiciaire
Bureautique et outils collaboratifs
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques de secrétariat de direction

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation, être disponible
Etre discret, polyvalent, rigoureux

Avoir de bonnes qualités relationnelles
Etre réactif

Savoir-faire
Gérer un planning / un agenda
Organiser une réunion
Prioriser
Diffuser une information
Rédiger et mettre en forme un document
Gestion de boîtes mails et archivage