Assistante - Assistant de Direction H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

1) Gestion du planning, des déplacements et accueil des visiteurs

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques;
Assurer la prise des rendez-vous; planifier et organiser les réunions;
Organiser les déplacements de la directrice, du directeur adjoint et du secrétaire général; traiter les frais de mission;
Assurer l'accueil des visiteurs;
Gérer la réservation des salles de réunion.

2) Secrétariat de direction

Mettre en forme, suivre et enregistrer le courrier de la direction; suivre les courriers informatiques de la directrice;
Réaliser des documents (rédaction, relecture, mise en forme) et en assurer la transmission;
Préparer les dossiers des réunions pour la directrice, le directeur adjoint et le secrétaire général;
Vérifier et suivre les parapheurs et les circuits de signature, assurer l'enregistrement des conventions dans le tableau de suivi, en lien avec la responsable des affaires juridiques et la directrice de la communication et des relations extérieures;
Gérer l'approvisionnement des commandes de fournitures pour la direction;
Suivre le budget de la direction;
Organiser les comités de direction hebdomadaires, y participer et réaliser les comptes rendus;
Contribuer à l'amélioration des outils et process de gestion et de suivi.

3) Organisation de la logistique des conseils d'administration, et autres assemblées en lien étroit avec le secrétaire général, la responsable juridique et la régie du site de Versailles

Transmettre les convocations, superviser la préparation de la salle (installation des tables et des dispositifs audiovisuels adéquats), et les accueils café, tenir la feuille d'émargement, éditer les dossiers papiers pour la Direction et le Président.

4) Vie de l'établissement

Etre force de proposition pour des actions de qualité de vie au travail;
Etre à l'écoute des personnels pour favoriser le lien avec la direction.

Savoirs
Techniques générales de secrétariat: maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, etc.) gestion de planning, classement, archivage...
Connaissance du fonctionnement d'une école d'enseignement supérieur appréciée (gouvernance, instances, écosystème)
Connaissances réglementaires (frais de missions, commandepublique)
Anglais de niveau A2 apprécié
Savoir-faire /Savoir être
Discrétion professionnelle et obligation de réserve; respecter et faire respecter la confidentialité des informations
Bonne expression orale et écrite
Bonne présentation, sens de l'accueil
Capacités d'organisation et de hiérarchisation des urgences
Dynamisme et autonomie
Rigueur