Assistant - Assistante Administrative et Pédagogique H/F - Greta Cfa Lyon Metropole

Organisme de formation continue et d'apprentissage, le GRETA CFA Lyon Métropole est implanté dans le bassin lyonnais. Nous accompagnons salariés, demandeurs d'emploi, personnes en reconversion et jeunes dans leurs projets d'évolution professionnelle, grâce à une offre de formation adaptée aux besoins du marché du travail.

Dans le cadre d'un départ, nous recherchons :

Un(e) Assistant(e) administratif(ve) et pédagogique

Lieu : Villeurbanne (sur 2 établissements différents)

Vos missions principales :

Au sein du site la Martinière Monplaisir, vous contribuerez à :

Suivi et gestion administrative :
- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (attestations de présence, rémunérations stagiaires, conventionnement, facturation).
- Gestion des dossiers stagiaires (dossier individuel, présences, relations employeurs,...)
- Saisie régulière dans le SI des données d'activité et du suivi des formations des stagiaires.
- Saisie des informations sur les progiciels des financeurs.
- Accueil téléphonique et mise en relation avec les interlocuteurs et les clients.
- Accueil et information des stagiaires.
- Réalisation des convocations aux réunions, examens, jury.
- Traitement du courrier, classement et diffusion de l'information.

Qualité et conformité
- Participer aux audits qualité et maintenir un haut niveau d'expertise dans votre spécialité.
- Respecter les cadres réglementaires ainsi que les démarches de responsabilité sociale et environnementale.

Analyser et rapporter tout dysfonctionnement ou anomalie détectée.
- Communication et relationnel
- Accueillir, informer et répondre aux demandes des partenaires internes et externes.
- Mise à jour du fichier clients, participation à l'action commerciale.

Avec ces missions variées, vous contribuerez activement au bon déroulement des formations et à l'expérience des apprenants, tout en participant à des projets structurants pour le service.

Votre profil :
- Diplômé(e) d'un Bac +2 en gestion ou comptabilité avec une expérience significative en centre de formation (apprentissage et formation continue).
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et du Pack Office.
- Une expérience dans le secteur de la formation souhaitée.
- Connaissance des logiciels AMMON, KAIROS.
- Qualités recherchées : organisation, réactivité, rigueur, stabilité, capacité d'adaptation et sens du relationnel.

Experience: 6 Mois

Compétences: Classement, archivage,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Optimisation des processus,Procédures administratives,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Maintenir à jour les dossiers administratifs,Optimiser la performance de l'organisation,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Pour un engagement de longue durée

Langues: Anglais souhaité,Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.