Gestionnaire Administratif Scolarité H/F - INSTITUT PASTEUR

Missions principales :
Assurer le suivi des dossiers des candidats du mastère spécialisé : informer et orienter les candidats, suivre le recrutement, (suivi candidatures, visas... sur la plateforme),
Piloter le planning du mastère, renseigner les outils de suivi, gestion des bourses des élèves, suivi des lignes budgétaires liées au mastère spécialisé
Vie du mastère spécialisé (e.g., synthèse des évaluations des enseignements, organisation d'évènements, etc.)
Organisation et participation aux réunions structurant la formation (e.g., comités pédagogiques, conseil de perfectionnement, etc.)
Formatage du programme et des supports étudiant plannings, invitations des intervenant·es, programmation et pilotage réunion préparatoire , Saisie et suivi des notes de frais, renseignement du tableau de suivi budgétaire,
Gestion du bilan d'un cours : programmation et préparation, point budget, archivage, bilan pédagogique...
Liens avec le Cnam :
- Transmission des données administratives, réservation des salles, organisation des examens,
- Organisation et pilotage de la pré-rentrée au Cnam et de la pré-rentrée à l'IP (visio) avec les élèves au début de l'année académique, gestion des présentations des intervenant·es et documents pédagogiques de l'ensemble des cours du mastère spécialisées cours Pasteur,
- Organisation des examens pour chaque cours Pasteur et des soutenances des mémoires.
- Réservation d'hébergement et transports pour les intervenant·es des cours dispensés au Cnam et à l'Institut Pasteur et pour les élèves pour le cours dispensé à Rennes (cours IDEA à l'EHESP);
- Accueil : coordination pour les badges, préparation et suivi matériels des salles, démarrage des cours...
Accueil des conférencier·es.
Organisation d'événements.
Gestion des plateformes pédagogiques.
Gestion et actualisation du site web, plaquettes, page LinkedIn et réseaux sociaux
Saisie des séances du programme et mise en ligne pour les cours Pasteur (page Web et plate-forme dédiée). Préparation des questionnaires numérique, extraction des réponses pour les responsables des cours Pasteur. Utilisation des outils administratifs internes à l'institut.

Profil recherché

Maîtrise outils bureautiques (Word, Excel avancé, Messagerie, PowerPoint, Outlook, ADOBE).
Aisance avec plateformes pédagogiques, bases de données
Compétences en organisation logistique.
Organisation du temps sur des fonctions multitâches/multi projets
Gestion rigoureuse des dossiers, traçage et archivage
Français bonne expression écrite et orale (C2) et anglais (B2 minimum).
Prise de parole en public
Interaction avec de nombreux·ses interlocuteur·rices
Savoir produire des indicateurs
Rigueur administrative, autonomie dans la planification, la vérification et la coordination des activités
Autonomie, anticipation
Prise d'initiative dans le périmètre défini collectivement
Gestion des imprévus
Esprit de synthèse
Aisance relationnelle et sens du service, écoute
Disponibilité, adaptabilité
Travail en équipe, collaboration active
Respect de la confidentialité.

Vos conditions et environnement de travail :
- L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Politique de congés très favorable
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus