Gestionnaire Administratif·ve des Ed H/F - Université de Paris-Nanterre

La Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED) assure la mise en oeuvre desorientations stratégiques de la politique scientifique de l'établissement. Elle comprend cinqservices.Rattaché·e à la DRED, le service des études doctorales met en oeuvre la politique doctorale del'université. Il assure le suivi des six écoles doctorales, coordonne la formation doctorale,accompagne le parcours des doctorants et gère les soutenances de thèses et d'HDR.
Sous la responsabilité de la responsable du service des études doctorales, le·la gestionnaireadministratif·ve assure la gestion administrative des soutenances de thèse des Écolesdoctorales 138, 139, 395 et 396. Il·elle apporte également un appui administratif à la gestiondes formations doctorales ainsi qu'au suivi des heures d'enseignement et des vacatairesintervenant dans les formations doctorales. Il·elle met en oeuvre les procédures administrativesdu service en lien avec les responsables de chaque activité.Les activités confiées au·à la gestionnaire s'articulent autour de plusieurs domainesd'intervention complémentaires. Elles sont exercées de manière échelonnée tout au long del'année universitaire, selon le calendrier des campagnes administratives et les nécessités duservice.Missions1. Gestion administrative des soutenancesEn collaboration avec le responsable du bureau des soutenances, gestion des dossiers desoutenance : Accueillir et informer les doctorants sur les procédures de soutenance. Assurer le suivi administratif des dossiers de soutenance. Constituer les dossiers et effectuer les saisies dans ADUM et APOGEE. Vérifier la complétude des pièces administratives et la conformité des dossiers avantvalidation. Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des soutenances (planning,réservation des salles, convocations...). Assurer le suivi administratif avec les doctorants, les directions de thèse, lesrapporteurs, la Bibliothèque universitaire et les services concernés. Mettre à jour les tableaux de suivi et produire les données statistiques relatives auxsoutenances. Participer à la mise à jour des données dans APOGEE (directeurs de thèse, professeursémérites...).2. Appui à la gestion des formations doctorales(en appui ponctuel à la responsable des formations doctorales) Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations doctorales. Préparer les éléments nécessaires au déroulement des formations (listes desparticipants, feuilles d'émargement, liens de visioconférence, documentsd'information). Diffuser les informations pratiques auprès des doctorants et des intervenants. Assurer le suivi administratif des documents liés aux formations. Mettre à jour les tableaux de suivi des formations.3. Gestion administrative des heures d'enseignement et des vacataires(en appui à la responsable du service) Assurer la saisie et le suivi des heures d'enseignement des formations doctorales dansle logiciel OSE. Contrôler la cohérence des informations saisies et signaler les anomalies. Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers des intervenants vacataires. Mettre à jour les tableaux de suivi des interventions et des volumes horaires. Assurer le lien avec les intervenants pour le suivi administratif de leur dossier.

Connaissances techniques Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche. Connaissance générale de la réglementation des études doctorales. Connaissance des procédures administratives universitaires. Maîtrise des outils bureautiques. Maîtrise ou aptitude à utiliser les logiciels ADUM, APOGEE et OSE.Compétences opérationnelles Appliquer les procédures administratives. Assurer le suivi de dossiers administratifs. Saisir et contrôler des données dans des applications métier. Vérifier la conformité des pièces administratives. Organiser son activité en respectant les échéances. Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi. Rendre compte de son activité et signaler les anomalies.Compétences relationnelles Rigueur et sens de l'organisation. Discrétion et respect de la confidentialité. Sens du service public. Qualités relationnelles et d'accueil. Aptitude au travail en équipe. Capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (doctorants, enseignantschercheurs, intervenants, services administratifs). Réactivité et capacité d'adaptation.