Université Lyon 1 - Secrétaire de Département H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le département Informatique fait partie de la composante IUT de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il se situe sur le Campus de la Doua. Notre mission essentielle est de former des techniciens et techniciennes ainsi que des professionnels supérieurs (Assistant(e)s Ingénieur) capables de gérer des projets de développement informatique et d'assurer le bon fonctionnement des réseaux informatiques.Au sein de notre département, nous proposons plusieurs parcours académiques, notamment 2 Licences Professionnelles (DEVOPS et ESSIR) et le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) en Informatique avec les spécialisations suivantes :BUT Informatique, Parcours : Administration, gestion et exploitation des donnéesBUT Informatique, Parcours : Déploiement d'applications communicantes et sécuriséesBUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validationBUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validation (Année spéciale)Notre département accueille environ 400 étudiants par an et se compose actuellement de 3 secrétaires et d'une équipe pédagogique de 30 enseignants permanents et d'une trentaine d'intervenants professionnels.
Missions principales :La personne recrutée aura pour mission de :Gérer des bons de commandes et des ordres de missions ;Assurer le suivi administratif des étudiants ;Assurer la gestion administrative des personnels du département ;Assurer la gestion administrative des vacataires ;Assurer la qualité des locaux (approvisionnement, signalement de matériels défaillants)Activités principales de l'agent :Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structureSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuserRetranscrire des informations orales à l'écritSuivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernésTraiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du départementAppliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activitéParticiper aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipesAssurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externesRéceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrierClasser et archiver des documentsLogiciels ou matériels spécifiques utilisés :Pack Office et systèmes d'information de l'Université

Compétences attendues:Accueillir et prendre des messagesAccueillir les populations concernéesEnregistrer et classer les documentsRédiger des rapports ou des documentsSavoir rendre compteTravailler en équipeUtiliser les logiciels spécifiques à l'activitéUtiliser les outils bureautiquesConnaissances :Environnement et réseaux professionnels notionsTechniques d'élaboration de documentsTechniques d'accueil téléphonique et physiqueCulture internetTechniques de communicationSavoir être :Sens de l'organisationRéactivitéSens relationnel