Assistant de Direction - Drane Paca H/F - Rectorat de Nice

Activités principales :

Assister le directeur régional :

• Organiser l'agenda du DRANE et en contrôler les échéances ;
• Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail (préparation de dossiers, rappels des échéances...) ;
• Assurer le contrôle formel des documents à signer sur son périmètre.

Coordonner et réaliser les activités administratives du secrétariat :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
• Gérer la boite de messagerie fonctionnelle ;
• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
• Rédiger les comptes-rendus de réunion ;
• Saisir, mettre en forme des documents divers à partir de supports écrits ou d'indications orales ;
• Assurer la diffusion de l'information vers les équipes et les établissements de l'académie ainsi que les corps d'inspection ;
• Assurer le suivi des appels à projets et des conventions gérées par la DRANE (gestion du circuit de signatures) ;
• Assurer le suivi des ordres de paiement en lien avec les services financiers ;
• Gérer les ordres de mission des collaborateurs (circuit de signature) ;
• Veiller au respect des délais et des procédures internes ;
• Organiser et gérer le classement numérique de la DRANE ;
• Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (fournitures de bureau, matériels et équipements).

Assurer d'autres tâches ponctuelles :

• Suivre l'organisation d'évènements de la DRANE ;
• Traiter des dossiers ponctuels : apporter une aide dans la gestion administrative de dossiers (tenue de calendrier, de tableaux de bord, rédaction de documents administratifs, courriers, supports de présentation, ...) ;
• Planifier les entretiens.

Assurer la coordination avec les autres secrétariats de région :

• Contribuer à la bonne coordination et à l'esprit collectif de l'équipe de la DRANE ;
• Organiser les dossiers partagés mis à disposition de la direction de la DRANE et des agents ;
• Collaborer régulièrement avec les secrétariats de région académique basés à Nice et Aix-Marseille.

Connaissances:

·Vous connaissez le secteur public et idéalement celui de l'éducation nationale

·Vous avez une bonne maitrise de la langue française.

Compétences opérationnelles:

·Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie et de réactivité

·Vous savez rédiger des documents clairs

·Vous connaissez les techniques de communication

·Vous savez faire preuve d'ouverture et d'engagement dans l'apprentissage aux usages de nouvelles applications utilisées par le rectorat.

·Vous avez une appétence pour le domaine du numérique et une bonne maitrise des outils bureautique

·Vous avez le sens de la confidentialité

Compétences comportementales:

-Vous avez le sens du relationnel et aimez travailler en équipe

-Vous avez le sens du service public