Assistant de Direction - Gestionnaire Administratif H/F - Sorbonne Universite
Assistant de Direction - Gestionnaire Administratif H/F
Sorbonne Universite · Paris - 75 · CDD
Les missions du poste
Le poste est rattaché à l'InSPA ('Institut de soins primaires et ambulatoires), en lien avec son équipe de direction. Il est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.
Fonctions : Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l'IFR InSPA
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e de direction
CDD d'un an.
A pourvoir dès que possible.
Missions :
- Assurer l'appui administratif et organisationnel de la direction de l'InSPA
- Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels
- Contribuer à la communication de l'InSPA à travers la gestion de ses sites internet
- Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature
Activités principales :
- Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l'activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision
- Gérer les agendas et les plannings de l'équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations
- Préparer les réunions : organisation logistique, convocations et préparation des documents ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
- Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l'équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif
- Gérer et mettre à jour les sites internet de l'équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Gestion administrative,Excellente maîtrise du français écrit,Très bonne maîtrise des outils bureautiques,Word, Excel, Outlook, PowerPoint, agendas partagés,Rédiger des comptes rendus synthétiques,Utiliser et fiabiliser des tableaux de bord,Communiquer avec des interlocuteurs variés,Construire et tenir des plannings complexes,Organiser et prioriser des activités multiples,Anticiper les échéances et gérer les urgences
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques,Gestion administrative,Excellente maîtrise du français écrit,Très bonne maîtrise des outils bureautiques,Word, Excel, Outlook, PowerPoint, agendas partagés,Rédiger des comptes rendus synthétiques,Utiliser et fiabiliser des tableaux de bord,Communiquer avec des interlocuteurs variés,Construire et tenir des plannings complexes,Organiser et prioriser des activités multiples,Anticiper les échéances et gérer les urgences
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
